ELLENŐRZÉSI JELENTÉS

Átírás

1 ELLENŐRZÉSI JELENTÉS Az FBGH-ban bűnjelkezelés folyamatának vizsgálata A vizsgálatot végezte: Az ellenőrzött szervezeti egység: Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztály Fővárosi Bíróság Gazdasági Hivatala Hivatkozási szám: El. IV. O. 5. Az ellenőrzés tárgya: Az ellenőrzés típusa: Ellenőrzési módszerek és eljárások: Ellenőrzött időszak: A bűnjelkezelés folyamatának vizsgálata rendszerellenőrzés adatkérés, dokumentációk szúrópróbaszerű vizsgálata, elemzés év A Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztálya a évi ellenőrzési tervének (2008.El.IV.O.12/3.sz.) 5. pontja alapján vizsgálta a Fővárosi Bíróság Gazdasági Hivatalban (a továbbiakban FBGH) a bűnjelkezelés folyamatát. A bűnjelkezelés a büntetőeljárás kapcsán az adott ügyhöz kapcsolódó és a különböző nyomozóhatóságoktól átvett bűnjelek átvételére, kezelésére, és nyilvántartására vonatkozó tevékenység. A Fővárosi Bíróságon (a továbbiakban FB) a bűnjelkezelés január 1. napjától egy helyre koncentrálódott. Ekkor a kerületi bíróságokon, valamint a FB Katonai Tanácsnál kezelt és tárolt bűnjelek tételes leltározása, annak dokumentálása, majd átadása a FBGH Bűnjel csoportja részére megtörtént. Az FBGH Bűnjel csoportja év márciusában költözött a XXI. kerületi bérleménybe. Ide, valamint az ehhez közeli, biztonsági szolgálat által folyamatosan őrzött telepre kerültek kiszállításra mind a korábban általuk kezelt, mind a kerületi bíróságoktól és a FB Katonai Tanácstól átvett bűnjelek. Az FB Ellenőrzési Osztálya a bérlemények megtekintése után megállapította, hogy azok alkalmasak a munkafázisok megfelelő elkülönítésére, megfelelőek az elhelyezési körülmények, a vagyonvédelem biztosítása érdekében pedig minden eszköz igénybevétele kellően megtörtént. A FB részéről a bűnjelkezelés tevékenységét a vonatkozó törvények és rendeleteken kívül belső szabályzatok is segítik. Az ellenőrzési nyomvonal bűnjelkezelésre vonatkozó előírásai a tényleges folyamatokat tükrözik. Az ellenőrzés során megállapítható, hogy a nyomvonalban meghatározott ellenőrzési pontok működnek, és elegendőek a megfelelő ellenőrzések végrehajtásához. 1

2 Az FBGH Bűnjel csoportja a bűnjelekhez kapcsolódó nyilvántartását a Gazdasági Integrált Informatikai Rendszer (GIIR) rendszeren belül kialakított speciális programja segítségével végzi. FBGH Bűnjel csoport Az FBGH Bűnjel csoportja engedélyezett álláshelyeinek száma 6 fő, amely 5 fő tisztviselői és 1 fő írnoki álláshely. A tisztviselői álláshelyek közül egy csoportvezetői pótlékkal rendelkezik. Valamennyi álláshely az engedélyezettnek megfelelően be van töltve. A Bűnjel csoport által kezelt ügyek száma a kezdetektől fogva folyamatosan növekedett, a csoport létszáma az ügyek mennyiségének növekedésével azonban nem nőtt egyenes arányban. Míg 1984-ben ügy volt, 2008-ban már ügyet kezelnek. Ezen belül meg kell különböztetni a tételszámot és a darabszámot. Tételszám: a bűnjeljegyzéken szereplő sorok száma. Darabszám: a tételszámok darabszámai. Vannak olyan nagy volument képező hamisítványok, amelyek több ezer darabból állnak, pl. cipők, ruhák, stb. Emiatt a jelenlegi ügyszám mennyiséget figyelembe véve, a tételszámok szerinti darabszám milliós nagyságrendű. A beérkezett bűnjelek vagy előzetes értékesítésre, visszaadásra vagy megsemmisítésre kerülnek, melyek mindegyike csak hatósági rendelkezés alapján végezhető. A és év összehasonlításában elmondható, hogy a beérkezett ügyszámok, tétel és darabszámok csökkentek. Az értékesítés területén, a bűnjel gépkocsik kivételével szintén csökkenést tapasztaltunk, míg a megsemmisítések a évhez képest mintegy 20%-ban emelkedtek. A csökkenések magyarázata, hogy egyre nehezebbé válik a bűnjelek értékesítése, ennek eredményeként viszont emelkedik a megsemmisítésre kerülő bűnjelek száma. Bűnjelek befogadása A bűnjelkezelés folyamata A bűnjelek befogadása a megfelelően kialakított átadó-átvevő helyiségben történik. (Ugyanígy külön helyiségben biztosított a bűnjelek kiadása is.) A helyszíni vizsgálat idején zajló bűnjelbeszállítás során ellenőrizni tudtuk a csoport átvétel során alkalmazott eljárását. Megállapítható, hogy mind az 11/2003.(V.8.) IM-BM-PM rendeletben, mind pedig a belső szabályzatban foglaltak szerint megfelelően végzik a bűnjelek befogadását. Bűnjelek tárolása A bevezetőben említett bérleménybe történő elhelyezés optimális lehetőséget biztosít a bűnjelek megfelelő tárolására. Elhelyezésük megfelelően felcímkézett, átlátható, rendezett raktárakban történik. Elkülönítve vannak a különösen nagy értéket képviselő, sérülékeny tételek. 2

3 A raktárakat a vagyonvédelem biztosítása érdekében nap közben is zárva tartják, megfelelő kulcsnyilvántartást vezetnek A raktári munkáról nyilvántartó füzetet vezetnek, amit a csoportvezető ellenőriz. A hamisítvány bűnjelek esetében a tárolási kapacitások nem kedvezőek. A szállítási, rakodási, megsemmisítési költségek nagy volumene miatt folyamatos értékesítésükre év végén nem sikerült forrást biztosítani. Ez jelenleg, a évben már beszállított és megsemmisítésre váró állománnyal együtt komoly tételt képez, és bár még van elegendő hely, a beszállítások ütemezésére kevés lehetősége van a Bűnjel csoportnak. Javasoljuk, hogy a megsemmisítésre váró hamisítványokat mielőbb szállítsák el, és a megsemmisítést haladéktalanul hajtsák végre. A bűnjelek kiadása tárgyalásra, átadása más hatóság részére A nyilvántartásba vett bűnjelek kiadása tárgyalásra, illetve átadása más hatóságnak dokumentáltan történik előre egyeztetett időpontban Az így kiadott bűnjeleket minden esetben a bűnjelkezelők egyike szállítja ki és adja át. A hiánytalan átadás-átvételről írásba foglalt átadás-átvételi dokumentum készül. A visszaszállítás a szabályzatban foglaltak alapján történik, az erre vonatkozó előírások szerint. Amennyiben fél éven belül a tárgyalásra kiadott bűnjel nem érkezik vissza, a sorsáról tudakozódnak. A bűnjelek kiadása jogerős végzést követően A jogosult személyesen, vagy meghatalmazottja útján veheti át a részére kiadni rendelt bűnjelet a felhívás kézbesítésétől számított harminc napon belül. A bűnjelkezelők minden esetben értesítik a jogosítottat az átvétel lehetőségéről. Amennyiben a lakcím nem megfelelő, a bíróság megkeresésével tudakozódnak más postázási lehetőségről. Ha a meghatalmazott vette át a bűnjelet, szabályos meghatalmazás került csatolásra. Abban az esetben, ha az átadható bűnjelekről az arra jogosult az átvételre vonatkozó felhívást átvette, de a megadott határidőn belül nem kereste, vagy vette át azokat, a bűnjelkezelő az FBGH vezetőjét keresi meg az értékesítés, vagy megsemmisítés elrendelése iránt. Értékesítésre a FBGH Bűnjel csoportja elsősorban az elkobzott és az állam tulajdonába kerülő bűnjeleket ajánlja fel, a megkötött szerződések alapján. Ebben az esetben a befolyt összeg a FBGH Letéti számlájára kerül, amelyre a jogosult öt évig tarthat igényt. Megsemmisítésre akkor kerül sor, ha azt a hatóság jogerősen elrendeli, ha az át nem vett bűnjel értékesítésre alkalmatlan, illetve az elkobzott bűnjel közérdekű célra nem használható, vagy nem értékesíthető. A megsemmisítés bizottság előtt, jegyzőkönyv alapján helyszíni fizikai valamint hulladékégetőbe történő elszállítással, égetéssel történik. A teljes folyamat 3

4 előre szervezetten, ütemezetten, többszöri ellenőrzés beiktatásával dokumentáltan zajlik. Megállapodás szerint karitatív célra elsősorban ruhanemű, valamint tartós élelmiszer kerül felajánlásra. Az átadás-átvétel a Karitatív Tanács által kijelölt szervezettel, megfelelően dokumentálva történik. Az értékesítési, valamint megsemmisítési bizottságok évente legalább három alkalommal végzik feladatukat, amelynek következtében mindig megfelelő módon ürülnek a raktári tárolóhelyek, nem kell feleslegesen elfekvő ügyekkel foglalkozni. A hatóságok határozatai a lehető legrövidebb időn belül végrehajtásra kerülnek. Kivezetés a nyilvántartási rendszerből A hatóságok határozatai, végzéseinek utasításai, az értékesítés, megsemmisítés dokumentumai alapján gondoskodni kell a rendszerből történő kivezetésről. Tekintettel arra, hogy a nyilvántartás dokumentumai minden egyes ügyben külön aktában kerülnek elhelyezésre, a számítógépes nyilvántartáson kívül a papír alapú aktákat is le kell zárni, el kell látni az Irattár bélyegzővel, amelyen dátum és aláírás is van. A vizsgált időszakban a Karitatív Tanács által visszautasított, később megsemmisítésre került lista alapján a számítógépes rendszerben kivezetésre kerültek az ügyek, az akták lezárása azonban nem történt meg. Tekintettel a kétirányú nyilvántartásra, mindkettőben látszódnia kell az ügy állapotának, különös tekintettel a megnyitásra és a lezárásra. Az eredmény érdekében a csoportvezetői ellenőrzés szigorításával biztosítani kell a feladatok teljes körű végrehajtását. Leltározás A vizsgált időszakban az év elején került befejezésre, március 31. napjára vonatkozó határidővel a teljes körű mennyiségi felvétellel történő leltározás. Ennek során a nyilvántartásból kinyomtatott tételes listák alapján ellenőrizték le a ténylegesen raktárban lévő készletet. Az ellenőrzés során a becsomagolás felbontásra került, és tételesen ellenőrizték a tartalmát. Ilyen irányú leltározásra - a szabályzatban előírtaknak megfelelőn - ötévenként kerül sor. A leltározás során eltérést a nyilvántartással szemben nem találtak. A mérleg alátámasztására év végén a Fővárosi Bíróság 10. számú szabályzata szerint elvégezték a kinyomtatott készletlisták alapján a bűnjelszámok szerinti ellenőrzést, valamint az összes raktári számot alapul véve az 5%-os tételes listás ellenőrzést. Az ellenőrzés során eltérést egyik esetben sem tapasztaltak. Minden esetben, a leltározási szabályzatban foglaltak szerinti leltározási ütemterv, megbízólevelek, nyilatkozatok elkészítésre kerültek, leltár és leltárellenőri jegyzőkönyv felvétele megtörtént. Az ellenőrzés során ellentmondást találtunk a Bűnjelkezelési Szabályzat ide vonatkozó része és a Leltárkészítésről szóló FB szabályzat között. A leltározás során alkalmazott 5%-os tételes listás ellenőrzés nem szerepel a szabályzatok egyikében 4

5 sem, ezért ennek megfelelően át kell tekinteni az egyes szabályzatok és a leltározási szabályzat közötti logikai összefüggések meglétét. A bűnjelkezelés dokumentumainak vizsgálata Az ellenőrzéshez kiválasztott mintában szereplő akták dokumentumainak vizsgálatánál eltérést általában nem tapasztaltunk. Vannak azonban kisebb hiányosságok, pontatlanságok, amelyek viszonylag hosszú ideig nem derülnek ki, és nem történik intézkedés sem. Ennek elkerülése végett a vezetői ellenőrzések, és a folyamatba épített ellenőrzés segítségével a régebben mozdult ügyeket folyamatosan át kell nézni. Budapest, szeptember 8. Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztály 5