Levélírás GroupWise-ban Eszköz tár. P a n e l. Bete kintő

Átírás

1 1 Levélírás GroupWise-ban Eszköz tár P a n e l Bete kintő A Navigációs sorban vagy a Mappa listában a Postafiókra történt kattintás után a Panelben megjelennek a kapott jeink (elektronikus leveleink). A Postafiók után a zárójelben látható szám, illetve a Panelben félkövér betű jelzi az olvasatlan leveleinket. Alapbeállításban a levél feladója, tárgya és a levél érkezésének dátuma, ideje látható a Panel második sorában. A tételek mellett látható ikonok jelzik a tételek, üzenetek típusát, állapotát, prioritását (azonosításuk alább található). Ha a Betekintőt bekapcsoltuk és egy üzenetre rákattintottunk vagy a kurzort odamozgattuk, akkor a Betekintőben megjelenik a tartalma és elolvashatjuk azt. Ha egy tételre Enter billentyűvel (vagy egérrel duplán) rákattintunk, külön ablakban jelenik meg a tartalma. Az ikonokat tartalmazó első oszlop nem távolítható el, nem mozgatható másik helyre. A megjelenés formátuma és rendezettsége (az ikonokat tartalmazó első oszlop kivételével) módosítható: Az egér bal billentyűvel az adott oszlop fejlécére kattintva a levelek az oszlop tartalma szerint növekvő vagy csökkenő sorrendben jelennek meg. Az oszlopok sorrendje, szélessége az egér bal billentyűvel a fogd meg és vidd módszerrel módosítható. Az egér jobb billentyűvel a Panel fejlécének második sorára történt kattintás után megjelenő menüből a További oszlopok menüpont választása után módosíthatjuk (bővíthetjük, szűkíthetjük) a megjeleníthető oszlopok számát (levél jellemzőket) vagy az oszlopszélességet.

2 2 A Panel jobb sarkában, a gyors kereső mezőben lehet megadni a keresendő szöveget. A keresés helye alapértelmezésben a megnyitott mappa. Amennyiben máshol akarunk keresni, akkor a Keresés fület lenyitva választhatjuk ki a keresés helyét. A GroupWise levelező lehetőségeit ahol lehet, elsősorban az Eszköztárakban megjelenő ikonok használatával mutatjuk be, mivel azokkal lehet a leggyorsabban és leghatékonyabban kihasználni a rendszer lehetőségeit, pl. üzeneteket, naptári bejegyzéseket stb,. létrehozni, szerkeszteni. A menürendszerben bővebb szolgáltatásokat lehet találni, de a mindennapi használathoz maximális segítséget nyújtanak az ikonok is. Eszköztár Az eszköztár elemei, az ikonok jelentése: Ikon Leírás Az Egyetem GroupWise felhasználóinak elérhetősége, személyes címjegyzékek, a Napi kapcsolatok, a rendszergazda által elérhetővé tett más rendszerek (LDAP) címjegyzéke. A kurzorral megjelölt mappa, üzenet, tennivaló, naptári tétel, stb. rendszerjellemzőik tekinthetjük meg és szükség szerint módosíthatjuk őket. A Naptár mappa tartalmát többféle formátum szerint nyomtathatjuk. A saját postafiók elemei között kereshetünk. A kereső mezőben összetett, speciális keresési igények is megadhatók. Név megadásával egy címet (kapcsolatot) kereshetünk meg a kijelölt mappában. Új levél vagy kitűzött üzenet (tennivaló) hozható létre. A levél lehet HTML formátumban történő készítéséhez az eszközsorban is rendelkezésre állnak a szokásos szövegszerkesztő eszközök (A betűtípus, az aláhúzás, a dőlt betűk és más szokásos szövegjellemzők az igazítással, behúzással, képek és táblázatok hozzáadásával és más funkciók) Egyszerű szöveges üzenetben módosíthatjuk a betűk típusát, méretét és színét. Használhatunk félkövér, dőlt és aláhúzott betűket. Azonban, az Egyszerű szöveg létrehozási nézetben nem lehet igazítani a szöveget, illetve nem lehet hiperhivatkozásokat vagy vízszintes vonalakat beilleszteni.

3 3 Ikon Leírás Találkozó értekezlet összehívása esetén személyeket hívhatunk meg (és erőforrásokat ütemezhetünk megbeszélésekre vagy eseményekre). Ütemezhető a találkozó dátuma, időpontja és helye. A kitűzött találkozókkal személyes programjainkat ütemezhetjük, például egy adott időpontban telefonálni kell és így tovább. A találkozók megjelenítődnek a naptárban. Tennivalók lista létrehozására a Tennivalók mappát használhatjuk. Bármilyen tételt (levél üzenet, telefonüzenet, emlékeztető feljegyzés, tennivaló, találkozó) áthelyezhetünk ebbe a mappába, és a kívánt sorrendbe (fogd és vidd módszerrel) rendezhetjük őket. Minden tétel mellett megjelenik egy jelölőnégyzet, amely a tétel befejezésekor bejelölhető, kipipálható. A Tennivalót kioszthatjuk önmagunknak (Kitűzött tennivaló - figyelmeztetés) vagy másnak, beállítható és követhető a készültségi foka. Az Egyetemen a dokumentum kezelés nem került telepítésre a GroupWise rendszerben. A Betekintőt használhatjuk a tételek tartalmának gyors átnézéséhez. Segítségével időt spórolhatunk meg, mert nem szükséges minden egyes tételt megnyitni, csak a tételre történő pozicionálás után máris olvasható a tartalma. A kiválasztott Panel nézeteit, megjelenési formáit állíthatjuk be. A Panelek menüt választva az alapbeállítástól különböző, új típusú Paneleket alakíthatunk ki. A postafiókban a Beszélgetések menüt választva az üzenet témakörében váltott üzenetek csoportosítva láthatóak (egyfajta történetiség válik láthatóvá). A GroupWise használatát bemutató angol nyelvű oktatóprogram. A Törlés paranccsal áthelyezzük a Lomtárba az adott tételt, ahol szükség esetén még megtalálhatjuk, helyreállíthatjuk azt. A Törlés és ürítés paranccsal véglegesen, helyreállíthatatlanul töröljük az adott tételt. A Betekintőben látható levél megtekintése teljes méretben. Csak a levél megtekintésére, átnézésre szolgál. A levél a formázásokkal együtt jelenik meg a betekintő ablakban.

4 4 Ikon Leírás A levél a formázásoktól megtisztítva, egyszerű szövegként jelenik meg a betekintő ablakban. Elektronikus határidő napló. Többféle nézetben lehet megjeleníteni a kívánt időszak találkozóit, tennivalóit, feljegyzéseit, egy adott projekt eseményeit, ütemezhetjük azokat. A naptárunkat megoszthatjuk másokkal (láthatóvá tehetjük), láthatjuk mások naptárait Válasz küldése a levél küldőjének, feladónak. Az ikonra történt kattintás után megnyíló ablakban írhatjuk a választ, a válaszlevél alatt látszik az eredeti üzenet. A válasz küldemény címzettjei (másolat, titkos másolat) módosíthatók. Válasz küldése a levél küldőjének (feladójának) és összes címzettjének. Az ikonra történt kattintás után megnyíló ablakban írhatjuk a választ, a válaszlevél alatt látszik az eredeti üzenet. A címzett sorban a levél feladójának és az eredeti levél címzettjének a címe, a másolat sorban azok címe olvasható, akik az eredeti levelet másolatként kapták meg. A válasz küldemény címzettjei (másolat, titkos másolat) módosíthatók. Az ikonra történt kattintás után a levelet újabb címzetteknek továbbíthatjuk. Az üzenetet az új levél mellékleteként is továbbíthatjuk, vagy a válaszlevélhez hasonlóan az új levélrész alatt lesz olvasható az eredeti üzenet tartalma. A Betekintőben a csatolmányként továbbított levél mellékletéből lépés egy szinttel fentebbre, azaz a csatolt mellékletet feladó személy levelébe. A Betekintőben láthatóvá tehetjük, vagy zárhatjuk a melléklet ablakot. A Betekintőben látható levél megnyitása.

5 5 Új levél írása 1. Új levél írását kezdeményezhetjük a Főmenü Fájl/Új/Levél menüpontjában vagy az ikonra kattintás után. Alapértelmezésben az új (üres) levél HTML formátumban nyílik meg. Azaz teljes körű szöveg formázási lehetőségeink lesznek. A HTML formátumban nemcsak a betű típusát, méretét és színét módosíthatjuk, hanem a levél hátterét is, továbbá a szöveget különböző bekezdésekbe, felsorolásokba stb. rendezhetjük hiperhivatkozásokat, víszintes vonalat szúrhatunk be. Az Új levél ikon mellett található le-nyílra kattintva egy másfajta levélnézetet is választhatunk. 2. A Címzett mezőbe írjunk be egy felhasználónevet, majd nyomja le az Enter billentyűt. Ha több felhasználót szeretnénk beírni, ismételjük meg az eljárást. Ha több azonos vagy közel azonos nevű felhasználó található a címtárban, akkor a lefele nyíl segítségével választhatjuk ki azt a személyt, akinek küldeni akarjuk a levelet. A választáshoz segítséget nyújt a név mellett megjelenő ablak, amelyben a kurzorral megjelölt felhasználó adatai ( cím, beosztás, munkahely, telefonszám) láthatóak. vagy Ha az Eszköztár ikonjára kattintunk, akkor a címzetteket (a másolat és titkos címzetteket is) listáról választhatjuk ki. Miután megtaláltuk, duplán kattintsunk a kívánt felhasználókra, és ha az összes címzettet kijelöltük kattintsunk az OK gombra. Amennyiben egy adott körhöz tartozó személyeknek gyakrabban írunk levelet, akkor mielőtt az OK-ra kattintunk a saját vagy a Napi kapcsolatok közé csoportként elmenthetjük a címzetteket. Így legközelebb nem kell egyenként kiválasztani a címzetteket, hanem csak a csoportot. A Címzett és a Másolat mezőkben megadott felhasználókat mindenki láthatja, aki megkapta a levelet, míg a Titkos mezőben megadott felhasználókat senki sem. A Titkos másolat nem jelent titkosítást, hanem csak egy figyelemfelkeltés a címzett számára az üzenet tartalmának kezelésére vonatkozóan. 3. Levél írásakor a Feladóhoz - automatikusan - a postafiók tulajdonosa kerül beírásra. A Feladó mezőben megjelenő név megváltoztatásához (másik fiók vagy egy helyettesítő nevére) kattintsunk a Feladó: elemre, majd egy névre. 4. Adjuk meg az üzenet tárgyát. 5. Írjuk be az üzenetet. A levélírásához használhatjuk a HTML vagy Egyszerű szöveg formátumban rendelkezésre álló formázási lehetőségeket. 6. Az eszköztár ikonjára kattintva a számítógépünkről vagy a hálózati meghajtóról mellékleteket csatolhatunk a levelünkhöz. 7. Az elkészült levelet az eszköztár ikonjára történt kattintással küldhetjük el. A GroupWise Főmenü/Eszközök/Beállítások/Küldés menüpont Küldési beállítások fülön több beállítás is megadható (pl. sürgős üzenetet, válaszkérés, osztályozás, strb.). Ezek a beállítások megjelennek a címzetteknél a levél elején. Az itt megadott beállítások a következőleg megírt és elküldött összes levélre fog vonatkozni. Ha csak az aktuálisan írt levélre szeretnénk kezelési útmutatást adni, akkor azt az eszköztár alatt a Küldési beállítások fülre kattintás után tehetjük meg. Az Osztályozásnál megadott titkos, kizárólagos betekintésre stb. jelzés nem jelent semmiféle titkosítást, csak figyelemfelkeltést az üzenet tartalmának kezeléséhez.

6 6 Levél írása HTML formátumban A HTML formátumú levélírás a népszerűbb szövegszerkesztőknél megszokott széleskörű formázási lehetőségeket nagy részét nyújtja. Az ikonok által nyújtott szolgáltatások leírása lentebb található. Képernyő: Levél írása egyszerű szöveg formátumban Egyszerű szöveges üzenetben módosíthatja a betűk típusát, méretét és színét. Használhat félkövér, dőlt és aláhúzott betűket. Azonban, az Egyszerű szöveg létrehozási nézetben nem tudja igazítani a szöveget, illetve nem tud hiperhivatkozásokat (linkeket) vagy vízszintes vonalakat beilleszteni. Képernyő:

7 7 Körüzenet írása, levél köröztetése A Körüzenet parancs segítségével tennivalót vagy levelet küldhetünk egymás után több személynek. Mi határozhatjuk meg a köröztetési útvonal bejárási sorrendjét. Ha egy felhasználó a körözvényt Készként jelöli meg, úgy azt a program elküldi a körözvény/körüzenet következő címzettjének. Ha a körözvénynek mellékletei is vannak, a bejárási út bármelyik felhasználója megtekintheti, és megjegyzéseivel láthatja el azokat. Ha a melléklethez megjegyzéseket fűznek, az útvonal következő felhasználói megtekinthetik azokat. Az útvonal legutolsó felhasználója az összes megjegyzést látja majd. Egy köröztetett tétel állapota a tétel jellemzőinek megtekintésével követhető nyomon. Ha egy köröztetett tételt külső címre küldjük el, a tétel automatikusan Kész megjelölést kap (hiszen a külső címzett nem tudja majd beállítani azt), és a program továbbküldi az útvonal következő felhasználójához. Ha meg akarjuk akadályozni, hogy egy helyettesítő felhasználó Készként jelölje meg a köröztetett tételeket, jelszóhasználatot (a fiók eredeti tulajdonos jelszavának megadását) írhatunk elő (a Küldési beállítások fülön, lásd lentebb) a köröztetett tétel készként való megjelöléséhez. Ha azt akarjuk, hogy a körüzenet, a körözvény eredménye (az üzenethez fűzött megjegyzések, a feldolgozott mellékletek) visszakerüljön hozzánk, akkor az útvonalban utolsó címzettként önmagunkat kell megadni. Körüzenet létrehozása Körüzenetet létrehozhatunk levélírásakor a Műveletek/Körüzenet menüpont kiválasztásával vagy a címzettek kiválasztásánál a Címválasztó ablak Körüzenet kijelölésével.

8 8 A címzettek kiválasztásának sorrendjével határozzuk meg a körüzenet útvonalát (bejárási sorrendjét), azaz ki kapja elsőként, másodikként stb az üzenetet. Az alábbi képernyőn látható, hogy a Címzett sor helyett Útvonal sor jelenik meg a levélírás képernyőn. Figyelem! A Körüzenetben nem küldhetünk Másolat és Titkos üzenetet. A címzettek mindnyájan látják ki kapta/kapja a körüzenetet. Ha írás közben módosítjuk körüzenetre a levelünket a Másolat és Titkos mezőkben megadott címeket a rendszer beilleszti az útvonalba. Körüzenet készre jelölése, továbbítása Az útvonalon a Készként megjelölt üzenetet kerülhet továbbküldésre, ellenkező esetben hibaüzenetet kapunk.

9 1. Miután megkaptunk és végeztünk a köröztetett tételhez kapcsolódó feladatokkal, ismét nyissuk meg a tételt. 2. Ha egy köröztetett tétel mellékletét kell megtekinteni és szerkeszteni, akkor nyissuk meg a mellékletet a hozzárendelt alkalmazásban, végezzük el a változtatásokat, majd mentsük el a fájlt. Figyelem! A program a fájlt a számítógép ideiglenes fájlok könyvtárába menti. Ne módosítsuk az elérési útvonalat, mert akkor a program nem tudja elküldeni változtatásainkat a köröztetett tétellel, amikor továbbküldi azt a következő címzetthez. Zárjuk be az alkalmazást. Ha nem tudjuk egy menetben végrehajtani a mellékletek módosításait, akkor a az üzenet bezárásával a rendszer elmenti az üzenetet az eddig elvégzett módosításokkal együtt, és következőleg folytathatjuk a módosításokat. 3. A tételen belül válasszuk a Műveletek menüpont Megjelölés készként parancsot, majd kattintsunk az OK gombra vagy tétel fejlécén is bejelölhetjük a Kész négyzetet. 4. Amennyiben a feladó jelszót igényelt a tétel elvégzéséhez, adjuk meg a GroupWise jelszavunkat, majd kattintsunk az OK gombra. A tétel postázásra kerül az útvonal következő felhasználójához. 5. Zárjuk be a tételt. A körüzenet küldője a Kimenő tételek mappában a kiküldött üzenetének Jellemzők fülén kísérheti figyelemmel a körözvény állapotát, hogy a meghatározott útvonalon kinél jár az üzenet, ki dolgozik rajta. 9

10 10 Magánjellegű üzenet A kijelölt tételt magánjellegűvé nyilvánítjuk. A magánjellegű tételek esetében korlátozható a helyettesítő személyek hozzáférési lehetősége. Például egy szabály segítségével a családtagjainktól kapott összes levelet a magánjellegű kategóriába sorolhatjuk. A minősítést a Műveletek/Magánjellegű menüpont kiválasztásával vagy az F8 funkcióbillentyű leütésével végezhetjük el.

11 11 Levél küldési beállítások kezelése A küldési beállítások megadhatóak az összes levélre (A GroupWise Főmenü/Eszközök/Beállítások/Küldés menüpont Küldési beállítások fülön) vagy csak az aktuális levélre a levélírás eszköztár alatt a Levél fül mellett látható Küldési beállítások fülön. Ezek a beállítások megjelennek a címzetteknél a levél elején, illetve részletesebben olvashatók az elküldött és érkezett üzenetek Jellemzők fülön. Küldési beállítások/általános Négy alapértelmezett kategória (Nyomkövetés, Nem sürgős üzenetek, Személyes és Sürgős) egyikét rendelhetjük hozzá egy elküldendő levélhez/tételhez, amely ugyanezzel a kategóriával fog megérkezni a címzett postafiókjába. Szükség esetén saját kategóriát hozhatunk létre. A saját kategória elküldendő tételhez történt hozzárendelésekor, az adott tétel ugyanezzel a kategóriával érkezik meg a címzett postafiókjába Kapcsolatok. Az ide beírt vagy a címjegyzékből kiválasztott címekre az üzenet nem kerül elküldésre. Ez egyfajta emlékeztető, hogy az üzenettel, a tartalmával kik hozhatók kapcsolatba. Az üzenetben foglaltak feldolgozásához, tennivalók, feladatok kiosztásához nyújthat segítséget. Ha a Kapcsolatok mappában lekérdezzük az ott nyilvántartott személyekkel folytatott levelezési előzményeket, ezek az üzenetek is megjelennek. Módosíthatjuk egy adott tétel prioritását. A postafiókban piros ikon jelzi, ha a tétel sürgős, fehér, ha normál és szürke, ha nem sürgős tételről van szó. Az osztályozás egy olyan adatvédelmi beállítás, amelynek révén a címzett értesülhet arról, hogy a kapott tétel bizalmas, szigorúan titkos stb. minősítésű. Ez az információ a tétel felső részén látható, vagy az első sorában jelenik meg. Az osztályozás nem biztosít további adatvédelmet vagy titkosítást. Csak arra szolgál, hogy tájékoztassa a címzettet a tételben található információ különlegességéről. Sok nyelv használ különböző karakterkódolásokat bizonyos karakterek helyes megjelenítéséhez. A GroupWise-ban a küldött tételeknél módosíthatjuk ezt a kódolást. Ez alapértelmezésben UTF-8, amelyet ebben a környezetben nem kell módosítani.

12 12 Amennyiben az üzenet címzettje nem látja megfelelően a tételt, az esetleges módosítás szükségességéről a rendszergazdákat kell megkérdezni. Ha beállítjuk egy elévülési dátumot egy másik GroupWise felhasználónak küldendő elektronikus levél (tétel) számára, az üzenet az elévülésekor automatikusan vissza lesz hívva (törölve) a címzett GroupWise postafiókjából, attól függetlenül, hogy a címzett megnyitotta vagy sem az üzenetet. Ha egy adott tétel kézbesítését késleltetni szeretnénk (pl. a címzett szabadságon van, de nem szeretnénk elfelejteni az üzenet megírását és zavarni sem a pihenése idején, ezért megírjuk és elküldjük az üzenetet). A mezőben megadhatjuk, hány nappal szeretnénk késleltetni az üzenet kézbesítését. Beállíthatjuk a késleltetés határidejét (év, hónap, nap, óra, perc pontossággal is. Ha egy adott tétel címzettjeit értesíteni szeretnénk a küldeményről, akkor kell bejelölnünk (alapértelmezés). Ebben az esetben üzenet érkezésekor a képernyő jobb alsó sarkában látható a GroupWise értesítő ikon formájú ikonra módosul és egy ablak is megjelenik az üzenet (tétel) küldőjének nevével, az üzenet tárgyával, és elküldésének dátumával. Amennyiben letiltottuk a figyelmeztetések és értesítések fogadását, nem kapunk értesítést az elküldött üzeneteinkről. Más GroupWise felhasználók helyett csak akkor kaphatunk értesítést, ha az illető ellátott bennünket helyettesi és megfelelő hozzáférési jogokkal a GroupWise programban a saját Hozzáférési listáján. A Helyettesítés használatával más felhasználók postafiókját és naptárát kezelhetjük. A helyettesítés során különféle műveleteket, például tételek olvasását, elfogadását vagy elutasítását hajthatjuk végre a másik felhasználó helyett, a másik felhasználó által megszabott határokon belül. Helyettesítő felhasználóként nincs szükségünk a postafiók tulajdonosának jelszavára, mivel a postafiók tulajdonosa biztosította azokat a hozzáférési jogokat, amelyekkel rendelkezhetünk a postafiókban. Csak ugyanabban a GroupWise rendszerben meglévő felhasználókat helyettesíthetünk. Más GroupWise rendszerben dolgozó felhasználót nem helyettesíthetünk. Küldési beállítások/állapot követés

13 13 Értesítést kérhetünk és kaphatunk, ha a címzett megnyitja vagy törli az üzenetet, elutasítja a találkozót, vagy befejezi a feladatot. A Nyugtázás csoportban adjuk meg a kívánt visszajelzés típusát. - Nincs: Nem történt művelet. Az információk az elküldött tételekben lesznek nyomon követve. - Válaszlevél: Kap egy t. - Értesítő: Egy figyelmeztetés kap az Értesítőben. - Értesítés és levél: Egy t és egy figyelmeztetés kap az Értesítőben. A GroupWise Főmenü/Eszközök/Beállítások/Munkakörnyezet/Általános fül Értesítő elindítása indításkor pont választásával szabályozhatjuk az Értesítő indítását. Ha nem akarunk értesítéseket kapni, akkor tiltsuk le az Értesítő indítását a GroupWise indulásakor vagy az egér jobb billentyűvel az ikonra történt kattintás után válasszuk a kilépés menüpontot. Ha a tételt internetes címre (saját GroupWise rendszeren kívülre) küldjük, akkor az Internetes elektronikus levelek csoportban jelezhetjük a visszaigazolás kérést. Amennyiben a fogadó internetes elektronikus levelező rendszere támogatja az állapotkövetést, értesülhetünk az elküldött tétel állapotáról. Küldési beállítások/adatvédelem Bizalmas információk esetén a tárgy elrejthető. A tárgy csak akkor válik láthatóvá, ha a címzett megnyitja az elemet. Ha meg akarjuk akadályozni, hogy egy helyettesítő felhasználó Készként jelölje meg a köröztetett tételeket, jelszóhasználatot (a fiók eredeti tulajdonos jelszavának megadását) írhatunk elő a köröztetett tétel készként való megjelöléséhez. A titkosításhoz és digitális tanúsítványok nem kerültek beszerzésre, telepítésre.

14 14 Levélírás képernyő eszköztárában látható ikonok és jelentésük: Ikon Leírás Levél címzettekhez történő elküldése Levél mentés nélküli bezárása Címlista megnyitása, címzettek kiválasztása Melléklet csatolása Levél mentése A GroupWise 30 másodpercenként automatikusan menti az éppen létrehozás alatt álló tételt (levelet). Ez akkor igazán hasznos, ha a GroupWise váratlanul leáll. A GroupWise újraindulásakor a program felajánlja a tételhez kapcsolódó különböző visszaállítási lehetőségeket. Ha a levél írását valamilyen oknál fogva nem tudjuk befejezni, akkor az ikonra történt kattintás után az alábbi képernyőn kiválasztott (alap értelmezésben a Folyamatban) mappába elmenthetjük a levelet és a megfelelő időben folytathatjuk a levél (tétel) írását. A levél utolsó formátumát (HTML vagy Egyszerű szöveg) őrzi meg. Az aktuálisan írt levél (vagy tétel) típusát módosíthatjuk. A Levél (egyszerű) választásával itt csak az ablak megjelenése változik egyszerűbbre nem a formátuma. Az Egyszerű szöveg formátum az ikonnal vagy a főmenüben választható (módosítható).

15 15 Ikon Leírás A Helyesírás-ellenőrzőt külön futtathatjuk kézi indítással vagy kiválaszthatjuk, hogy gépelés közben ellenőrizze a begépelt szöveget vagy/és a Küldés gombra történő kattintáskor fusson. Az elírt szavak a helyesírás-ellenőrző által javasolt szóra cserélhetők vagy kézzel javíthatók, illetve figyelmen kívül hagyhatók. A kijavított szavak felvehetők egy egyéni szójegyzékbe, emellett a gyakran hibásan írt szavakhoz az a helyes szóalak is megadható, amelyre a program azt automatikusan lecseréli. Az Eszközök menü, Beállítások/Munkakörnyezet parancs Általános fülön beállíthatjuk, hogy a GroupWise gépelés közben és/vagy elküldés előtt végezze a helyesírás ellenőrzését. Javasolt a gépelés közbeni ellenőrzés. Titkosítás. Az Egyetem nem rendelkezik a tikosításhoz szükséges tanúsítvánnyal. Digitális aláírás. Az Egyetem nem rendelkezik a digitális aláíráshoz szükséges tanúsítvánnyal. HTML formátumú levél írása. Ha a HTML formátumú levél formátumát írás közben Egyszerű szöveg formátumra módosítjuk és így mentjük el, akkor minden formázást elveszítünk. A formátum levélírás közbeni módosításaival nem veszítjük el a formázásokat. Levél írása Egyszerű szöveg formátumban. Ebben az esetben csak a betűtípust, a betű megjelenését tudjuk módosítani, más szöveg formázási lehetőségek nem fognak rendelkezésre állni. HTML formátumú levél írásakor a betű típusát és mértét módosíthatjuk. HTML formátumú levél írásakor a bekezdés stílusát módosíthatjuk.

16 16 Ikon Leírás HTML formátumú levél írásakor a betűk stílusát módosíthatjuk (félkövér, dőlt, aláhúzott) HTML formátumú levél írásakor a betűk színét módosíthatjuk. HTML formátumú levél írásakor a bekezdés stílusát módosíthatjuk (sorszámozás, felsorolás, behúzás növelése, csökkentése) HTML formátumú levél írásakor a bekezdést balra, középre vagy jobbra igazíthatjuk. HTML formátumú levél írásakor egy vízszintes vonallal választhatunk el két bekezdést. HTML formátumú levél írásakor a legördülő listából választható típusú hivatkozást (linket) szúrhatunk be, pl egy internetes honlap címét. HTML formátumú levél írásakor egy képet szúrhatunk be, helyezhetünk el a számítógépünkről a levelünkben. HTML formátumú levél írásakor a levelünk hátterét módosíthatjuk. HTML formátumú levél írása írásakor a levelünk hátterének színét módosíthatjuk. HTML formátumú levél írásakor táblázatot szúrhatunk be a levelünkbe. Egyszerű szöveg formátumú levél írásakor Egyszerű szöveg formátumú levél írásakor a betű típusát, méretét, stílusát (félkövér, aláhúzott, dőlt) módosíthatjuk.

17 17 Keresés a GroupWise fiókunkban A keresés funkcióval kereshetünk a postafiókunkban. A Panel jobb felső sarkába írhatjuk be a megtalálni kívánt tétel azonosításához szükséges szöveget vagy egy részletet belőle. Ezen a helyen csak a mappa listában aktuálisan kijelölt/megnyitott mappában kereshetünk. A legördülő menü pontjaiból választva a megnyíló űrlap kitöltésével a postafiók egészében vagy tetszőleges mappájában kereshetünk.