ADATKEZELÉSI ÉS ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT

Átírás

1 ADATKEZELÉSI ÉS ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT a Karacs Ferenc Gimnázium, Szakközépiskola, Szakiskola és Kollégium szervezeti és működési szabályzatának 2. számú melléklete

2 1. Adatkezelési szabályzat jogszabályi alapja és célja Az intézmény adatkezelési szabályzata a nyilvántartással, ügyvitellel összefüggő adatvédelemi, adatkezelési, adattovábbítási és nyilvánosságra hozatali követelményeket és eljárásrendet a hatályos jogszabályok alapján szabályozza. A szabályozás célja: biztosítani intézményünkben - a hagyományos és az elektronikus formában nyilvántartott adatok kezelésének jogszerű, célhoz kötött felhasználását, az adatok védelmét - az intézmény tanulóinak és dolgozóinak tájékoztatására vonatkozó előírások megtartását. Intézményünk köteles az alkalmazottainak és tanulóinak személyes és különleges adatait a módosított a 2011.évi CXC törvény rendelkezései szerint nyilvántartani, kezelni, a Köznevelés Információs Rendszerébe (KIR) bejelentkezni, valamint az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Programnak (OSAP) megfelelő adatokat szolgáltatni. Az adatkezelésnek és adattovábbításnak mindenben meg kell felelnie az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény, valamint a nemzeti köznevelésről szóló évi CXC. törvény előírásainak. Az intézményben csak azon személyes és különleges adatokat lehet kezelni, melyekre a magasabb jogszabályok előírásai lehetőséget biztosítanak. Kivételes esetben (pl.: statisztikai adatgyűjtésnél, tudományos kutatásnál stb.) ez alól az intézmény vezetője felmentést adhat, de ebben az esetben az érintett dolgozóval vagy az érintett tanuló szülőjével közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes A pedagógust, a nevelő és oktató munkát közvetlenül segítő alkalmazottat, továbbá azt, aki közreműködik a tanuló felügyeletének ellátásában, hivatásánál fogva harmadik személlyel szemben titoktartási kötelezettség kötelezi. E kötelezettség független a foglalkoztatási jogviszony fennállásától, és annak megszűnése után, határidő nélkül fennmarad. A titoktartási kötelezettség nem vonatkozik a tanulók adatainak meghatározott nyilvántartására és továbbítására, nem terjed ki a nevelőtestületi értekezleten a nevelőtestület tagjainak egymásközti, a gyermek, a tanuló fejlődésével, értékelésével, minősítésével összefüggő megbeszélésre. A titoktartási kötelezettség kiterjed mindazokra, akik részt vettek a nevelőtestület ülésén. A titoktartási kötelezettség alól kiskorú tanuló esetén a szülő írásban felmentést adhat. A gyermek és a kiskorú tanuló szülőjével minden, a gyermekével összefüggő adat közölhető, kivéve, ha az adat közlése súlyosan sértené a tanuló testi, értelmi vagy erkölcsi fejlődését Az adatfeldolgozó az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhat, a tudomására jutott személyes adatokat kizárólag az intézmény vezetőjének engedélyével, illetve törvényi rendelkezések szerint dolgozhatja fel, saját céljára adatfeldolgozást nem végezhet, továbbá a személyes adatokat az adatkezelői rendelkezések szerint köteles tárolni és megőrizni. A statisztikai célra felvett, átvett vagy feldolgozott személyes adatok ha törvény eltérően nem rendelkezik csak statisztikai célra kezelhetők Személyi iratként kell kezelni bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett minden olyan adathordozót, amely a közalkalmazotti és tanulói jogviszony: - létesítésekor, - fennállása alatt, - megszűnésekor keletkezik - és a közalkalmazott vagy tanuló személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz. 2

3 2. Az intézmény nyilvántartja és kezeli a munkavállalók alábbi adatait Az intézmény kezeli a Közoktatás Információs Rendszerében nyilvántartott, a jogszabály által meghatározott munkavállalói adatokat a) nevét, anyja nevét, b) születési helyét és idejét, c) oktatási azonosító számát, pedagógusigazolványa számát, d) végzettségére és szakképzettségére vonatkozó adatokat: felsőoktatási intézmény nevét, a diploma számát, a végzettséget, szakképzettséget, a végzettség, szakképzettség, a pedagógusszakvizsga, PhD megszerzésének idejét, e) munkaköre megnevezését, f) a munkáltató nevét, címét, valamint OM azonosítóját, g) munkavégzésének helyét, h) jogviszonya kezdetének idejét, megszűnésének jogcímét és idejét, i) vezetői beosztását, j) besorolását, k) jogviszonya, munkaviszonya időtartamát, l) munkaidejének mértékét, m) tartós távollétének időtartamát n) óraadó esetében az oktatott tantárgy, foglalkozás megnevezését Kezeli továbbá a munkavállalással és alkalmassággal kapcsolatos további adatokat a) családi állapota, gyermekei születési ideje, egyéb eltartottak száma, az eltartás kezdete b) állampolgárság, c) TAJ száma, adóazonosító jele, d) a munkavállalók bankszámlájának száma e) állandó lakcíme és tartózkodási helye, telefonszáma, f) munkaviszonyra, munkavállalói jogviszonyra vonatkozó adatok, így különösen - iskolai végzettség, szakképesítés, alkalmazási feltételek igazolása, - munkában töltött idő, munkaviszonyba beszámítható idő, besorolással kapcsolatos adatok, korábbi munkahelyek megnevezése, a megszűnés módja és időpontja, - a pedagógus továbbképzésben való részvétellel, a várakozási idő csökkentésével kapcsolatos adatok, idegennyelv-ismerete, - a munkavállaló jelenlegi besorolása, annak időpontja, FEOR-száma, - a munkavállaló minősítésének időpontja és tartalma, - a bűnügyi nyilvántartó szerv által kiállított hatósági bizonyítvány száma, kelte, - az alkalmazott egészségügyi alkalmassága, - alkalmazott által kapott kitüntetések, díjak és más elismerések, címek, - munkakör, munkakörbe nem tartozó feladatra történő megbízás, munkavégzésre irányuló további jogviszony, fegyelmi büntetés, kártérítésre kötelezés, - munkavégzés ideje, túlmunka ideje, munkabér, illetmény, továbbá az azokat terhelő tartozás és annak jogosultja, - szabadság, kiadott szabadság, - alkalmazott részére történő kifizetések és azok jogcímei, - az alkalmazott részére adott juttatások és azok jogcímei, - az alkalmazott munkáltatóval szemben fennálló tartozásai, azok jogcímei, - a többi adat az érintett hozzájárulásával. 2.2 A tanulók nyilvántartott és kezelt adatai Az intézmény kezeli a Közoktatás Információs Rendszerében nyilvántartott, a jogszabály 3

4 által meghatározott tanulói adatokat a) nevét, b) nemét, c) születési helyét és idejét, d) társadalombiztosítási azonosító jelét, e) oktatási azonosító számát, f) anyja nevét, g) lakóhelyét, tartózkodási helyét, h) állampolgárságát, i) sajátos nevelési igénye, beilleszkedési, tanulási és magatartási nehézsége tényét, j) diákigazolványának számát, k) jogviszonyával kapcsolatban azt, hogy magántanuló-e, tanköteles-e, jogviszonya szünetelésének kezdetét és befejezésének idejét, l) jogviszonya keletkezésének, megszűnésének jogcímét és idejét, m) nevelési-oktatási intézményének nevét, címét, OM azonosítóját, n) jogviszonyát megalapozó köznevelési alapfeladatot, o) nevelésének, oktatásának helyét, p) felnőttoktatás esetében az oktatás munkarendjével kapcsolatos adatokat, q) tanulmányai várható befejezésének idejét, r) évfolyamát Kezeli továbbá a tanulói jogviszonnyal kapcsolatos további adatokat a) a tanuló állampolgársága, b) állandó lakásának és tartózkodási helyének címe és telefonszáma, c) nem magyar állampolgár esetén a tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat megnevezése, száma; d) szülő neve, állandó lakásának és tartózkodási helyének címe, telefonszáma, e) a tanulói jogviszonnyal kapcsolatos adatok, így különösen - felvételivel kapcsolatos adatok, - a tanuló magatartásának, szorgalmának és tudásának értékelése és minősítése, vizsgaadatok, - a tanulói fegyelmi és kártérítési ügyekkel kapcsolatos adatok, - a sajátos nevelési igényre vonatkozó adatok, és ezzel összefüggő mentességek, - beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő tanuló rendellenességére vonatkozó adatok, - hátrányos és halmozottan hátrányos helyzetre vonatkozó adatok f) a tanulói balesetekre vonatkozó adatok, g) a tanuló személyi igazolványának száma, h) a tanuló fényképét a digitális naplóban, i) többi adatot az érintett hozzájárulásával Az iskola által kötelezően használt nyilvántartás: - a bizonyítvány, - az érettségi bizonyítvány, az érettségi tanúsítvány, - a szakmai vizsga letételét tanúsító bizonyítvány, - a törzslap külíve, belíve, - a törzslap külíve, belíve érettségi és szakmai vizsgához, az érettségi törzslap kivonata, - az értesítő (ellenőrző), - az osztálynapló, a csoportnapló, az egyéb foglalkozási napló, - jegyzőkönyv a tanulmányok alatti vizsgához, - osztályozóív tanulmányok alatti vizsgához, 4

5 - az érettségi és szakmai vizsga vizsgaszabályzatában meghatározott nyomtatványok, - az órarend, - a tantárgyfelosztás, - a közösségi szolgálati jelentkezési lap, - a tanulói jogviszony igazoló lapja Az adatok felvételével, nyilvántartásával megbízott dolgozók a munkaköri leírásukban szereplő feladatokkal kapcsolatosan: a) az alkalmazottak adatait felvehetik, nyilvántarthatják: intézményvezető-helyettesek gazdasági dolgozók iskolatitkár, adminisztrátor b) a tanulók adatait felvehetik, nyilvántarthatják: intézményvezető-helyettesek gazdasági dolgozók, iskolatitkár, osztályfőnökök, csoportvezetők. A gazdasági dolgozók és az iskolatitkárok kezelik a munkavállalók adatait. Felelősséggel tartoznak az alábbi körben: - a 2.1. pontban meghatározott munkaviszonyra, munkavállalói jogviszonyra vonatkozó összes adat kezelése, - a pedagógusok és munkavállalók személyi anyagának kezelése, - a pedagógusok erkölcsi bizonyítványának nyilvántartása, - a 2.1. pontban részletezett adatok továbbítása a 3.1. pontban meghatározott esetekben - kezeli a munkavállalók bankszámlájának számát. Iskolatitkárok kezelik a tanulók adatait a 2.2. pontban meghatározottak szerint, - a tanulók felvételire vonatkozó adatait, - tanulói jogviszonyra, tanulmányi előmenetelre, sajátos nevelési igényre vonatkozó adatokat. Az osztályfőnökök, csoportvezetők a pontban szereplők közül az alábbiakat: - a magatartás, szorgalom és tudás értékelésével kapcsolatos adatok az érintett osztályon belül, a nevelőtestületen belül, a szülőnek, - a tanulói baleseteket a tudomásszerzés napján köteles továbbítani az iskolatitkárnak Az érettségi és szakmai vizsgabizottság jegyzője: - a pont e) pontban meghatározott adatok továbbítása az érintett osztályon belül, a nevelőtestületen belül, adattovábbítás a vizsgabizottság számára. Az iskolai weblapot szerkesztő dolgozók: - beszerzik a hozzájárulást a honlapra kerülő olyan pedagógusoktól, diákoktól és szülőktől, akikről a weblapon személyes adatokat tartalmazó információk, kiemelten a személyüket ábrázoló fénykép jelenik meg (a csoportképeken szereplő személyektől hozzájárulást kérni nem szükséges), - a fentiekben említett hozzájárulás általában szóbeli, kritikus esetekben írásos. 5

6 Az intézmény rendszergazdája: - köteles munkáját az adatkezelésre vonatkozó jogszabályok és az adatvédelmi- és kezelési szabályzat rá vonatkozó előírásai alapján végezni, - gondoskodik a rendszer folyamatos karbantartásáról, - kizárólagosan biztosítja az adatkezelésben résztvevők számára a hozzáférési jogosultságokat, - biztosítja, hogy az intézményben minden adatkezelő csak egyéni azonosítás után léphessen be az elektronikus rendszerbe, - gondoskodik arról, hogy az adatok bevitelének adatmódosításának tényét időpontját, az adatkezelő azonosító adatait a rendszer automatikusan naplózza, - biztosítja, hogy az adatokról hetente biztonsági mentés készüljön, - biztosítja, hogy a számítógépes hálózatban az adatok feltörése ne legyen lehetséges, - intézményvezető eseti engedélye alapján jogosult a számítógépes rendszer adatainak olvasási és írásos hozzáféréséhez. A nem szabályozott területeken az adatkezeléssel kapcsolatos feladatokat az intézmény vezetője személyesen vagy - utasítási jogkörét alkalmazva - saját felelősségével látja el. 3. Az adatok továbbításának rendje Az adatok továbbításával megbízott dolgozók a köznevelési törvény által engedélyezett esetekben: - az alkalmazottaknak a munkaköri leírásukban szereplő feladatokkal kapcsolatos adatait továbbíthatja: intézményvezető, intézményvezető-helyettesek, gazdasági dolgozók iskolatitkár. - az alkalmazottak adatait a bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, a közneveléssel összefüggő igazgatási tevékenységet végző közigazgatási szervnek, a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak és a nemzetbiztonsági szolgálatnak az intézmény vezetője továbbíthatja. - a tanulók adatait a köznevelési törvény által engedélyezett esetekben továbbíthatja: a fenntartó, a bíróság, rendőrség, ügyészség, a települési önkormányzat jegyzője, a közigazgatási szerv, a nemzetbiztonsági szolgálat, a középiskola, az egészségügyi, iskola-egészségügyi feladatot ellátó intézmény, a családvédelemmel foglalkozó intézmény, szervezet, a gyermek- és ifjúságvédelemmel foglalkozó szervezet, intézmény, a tankönyvforgalmazó, a pedagógiai szakszolgálat intézményei, a KIR működtetője, a szülő részére az intézmény vezetője, intézményvezető-helyettesek, iskolatitkár a középiskola, a családvédelemmel foglalkozó intézmény, szervezet, a gyermek- és ifjúságvédelemmel foglalkozó szervezet, intézmény, a pedagógiai szakszolgálat intézményei, a szülő részére a családvédelemmel foglalkozó intézmény, szervezet, a gyermek- és ifjúságvédelemmel foglalkozó szervezet, intézmény, a szülő részére a tankönyvforgalmazó részére a tankönyvfelelős. 6

7 Ha az adatok továbbítása elektronikus úton történik, akkor a személyes adatok technikai védelmének biztosítása érdekében az adatkezelőnek és az adat továbbítójának legalább az alábbi védelmi intézkedéseket kell tennie: - ellenőrzés, - jelszavas védelem, - mentés CD-re, - adatok kinyomtatása, - adatok továbbítása után a hálózatról való törlés. A közérdekű adatokon túl a közalkalmazott nyilvántartott adatairól tájékoztatás nem adható; személyi anyagát csak a Kjt. 83/D. -ában foglalt kivételes esetben lehet kiadni. 4. A közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért való felelősség tartalma Az intézményvezető felel: - a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adatok védelmére és kezelésére vonatkozó jogszabályok, valamint az e szabályzatban rögzített előírások megtartásáért, illetve e követelmények teljesítésének ellenőrzéséért. Felelősségi körében köteles gondoskodni: - az adatvédelmi szabályzat folyamatos karbantartásáról; - az ellenőrzés módszereinek és rendszerének kialakításáról és működtetéséről. A közalkalmazotti nyilvántartással és személyi irattal összefüggő adatot kezelő közalkalmazott felelőssége: - gondoskodni arról, hogy az általa kezelt közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adat és megállapítás az adatkezelés teljes folyamatában megfeleljen, - a személyi iratra csak hiteles adat, illetve megállapítás kerülhessen. A rendszergazda felel: - felel a számítástechnikai rendszer adatbiztonsági követelményeinek betartásáért, a zökkenőmentes üzemeltetésért. A közalkalmazott felelőssége: - hogy az általa átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek. 5. Az adatkezelés technikai lebonyolítása 5.1. Az adatkezelés általános módszerei Az intézményünkben kezelt adatok nyilvántartási módja a következő lehet: - nyomtatott irat, - elektronikus adat, - elektronikusan létrehozott, de papír alapon archivált adat, - az iskola weblapján elhelyezett (elektronikus) adat, fénykép Az munkavállalók személyi iratainak vezetése A személyi iratok köre az alábbi: - a munkavállaló személyi anyaga, - a munkavállaló tájékoztatásáról szóló irat, - a munkavállalói jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok (pl.: illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok), - a munkavállaló bankszámlájának száma, - a munkavállaló saját kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok A személyi iratokra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja a közokirat 7

8 vagy a munkavállaló írásbeli nyilatkozata, - a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése, - bíróság vagy más hatóság döntése, - jogszabályi rendelkezés A munkáltatónál vezetett alapnyilvántartásba az eljárásban indokolt mértékig jogosult betekinteni, illetőleg abból adatokat átvenni a rájuk vonatkozó jogszabályban meghatározott feladataik ellátása céljából: - saját adataira vonatkozóan a közalkalmazott, - a közalkalmazott felettese, - a minősítést végző vezető, - feladatkörének keretei között a törvényességi ellenőrzést végző szerv, - a fegyelmi eljárást lefolytató testület vagy személy, - munkaügyi, polgári jogi, közigazgatási per kapcsán a bíróság, - a közalkalmazott ellen indult büntetőeljárásban a nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság, - a személyzeti, munkaügyi és illetmény-számfejtési feladatokat ellátó szerv e feladattal megbízott munkatársa feladatkörén belül, - az adóhatóság, a társadalombiztosítás szerv, az üzemi baleseteket kivizsgáló szerv és a munkavédelmi szerv A személyi iratok védelme A személyi iratok kezelői kizárólag az alábbi személyek lehetnek: - az intézmény vezetője, - az intézmény gazdaság dolgozója, - az iskolatitkár. A személyi iratokat és a személyi adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. A hagyományos módszerrel végzett nyilvántartásokkal kapcsolatban az alábbi alapvető adatvédelmi szabályokat kell betartani: a) Gondoskodni kell a papíralapú adathordozók biztonságos tárolásáról (páncélszekrény, tűzbiztos lemezszekrény). b) Az adatokhoz való hozzáférést a tároló eszköz zárásával kell megoldani. A tárolók kulcsával csak azok a közalkalmazottak rendelkezhetnek, akik valamilyen személyzeti feladat ellátására feljogosítottak. Az intézményvezető a kiadott kulcsokról nyilvántartást vezet. Amennyiben kulcs elveszik, azt haladéktalanul jelenteni kell az intézményvezetőnek, aki gondoskodik a zár lecseréléséről. c) Amikor az adatkezelés folyik, az adatkezelő helyiségbe csak olyan személy léphet be, aki adatkezelésre jogosult. d) A nem rutinszerű, nem szokványos adatkezelésről, az adatkezelést megelőzően értesíteni kell az intézményvezetőt. A számítógépes módszerrel végzett nyilvántartásokkal esetén biztosítani kell a számítógépes információs rendszerben az adatkezelés fizikai, üzemeltetési, technikai biztonságát. A fizikai biztonság érdekében ellátandó feladatok: - Az adathordozó eszközök elhelyezésére csak olyan helyiség jelölhető ki, amely elegendő biztonságot nyújt az illetéktelen vagy erőszakos behatolás, tűz vagy természeti csapás ellen. - Azokba a helyiségekbe, ahol adatkezelés folyik, csak olyan személyek léphetnek be, akik adatkezeléssel megbízottak, illetve akiknek betekintési joguk van. 8

9 - A számítástechnikai eszközzel olvasható és manuális adathordozók tárolása a hagyományos adathordozóknál rögzített módon történik. - Az adathordozókról és azok mozgásáról, tartalmáról és felhasználásáról nyilvántartást kell vezetni. Az üzemeltetési biztonság szabályairól: - Külső személy (pl.: karbantartás) számára a számítástechnikai eszközökhöz való hozzáférést lehetőleg úgy kell biztosítani, hogy a kezelt adatokat ne ismerhesse meg. - A rendszer vagy annak bármely eleme csak az intézményvezető felhatalmazásával változtatható meg. - A rendszerbe kerülő adatokat tartalmazó dokumentumokat biztonságosan kell kezelni, hogy azok el ne vesszenek, ne cserélődhessenek el, ne sérüljenek meg. A technikai biztonság szabályai: - Az adatok és programok véletlen vagy szándékos megrongálását számítógépes biztonsági hozzáférési rendszerek alkalmazásával kell megakadályozni. - A számítógépes üzemeltetés biztonsága számítógépes jelszóval védett programokkal történik. - Az adatállományokban történt változásokat naplózni kell. - Az adatbevitel során a bevitt adatok helyességét ellenőrizni kell A személyi anyag vezetése és tárolása A munkavállalói jogviszony létesítésekor az intézmény vezetője gondoskodik a munkavállaló személyi anyagának összeállításáról, s azt a vonatkozó jogszabályok és jelen szabályzat szerint kezeli. A személyi anyagban az fejezetben felsoroltakon kívül más anyag nem tárolható. A személyi anyagot tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított gyűjtőben, zárt szekrényben kell őrizni. A személyi anyag része - a munkavállalói alapnyilvántartás első alkalommal papír alapon készül, majd a továbbiakban számítógépes módszerrel is vezethető. A számítógéppel vezetett munkavállalói alapnyilvántartást ki kell nyomtatni a következő esetekben: a munkaviszony első alkalommal való létesítésekor, a munkaviszony megszűnésekor, ha a munkavállaló adatai lényeges mértékben megváltoztak. A közalkalmazotti nyilvántartás első alkalommal történő kitöltésekor az érintett közalkalmazottnak aláírásával kell igazolnia, hogy a felvett adatok helyesek és a valóságnak megfelelnek. A munkavállaló az adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni a munkáltatói jogkör gyakorlóját, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok átvezetéséről. A személyi anyag vezetéséért és rendszeres ellenőrzéséért az intézmény vezetője a felelős. Utasításai és a munkavállalók munkaköri leírása alapján az anyag karbantartását a gazdasági dolgozó és az iskolatitkár végzik A tanulók személyi adatainak vezetése A tanulói jogviszonnyal kapcsolatos iratok közül alábbiak tartoznak személyzeti iratok közé: - törzslap, - áthelyezésről rendelkező irat, 9

10 - tanulói jogviszonyt megszüntető irat, - a hatályban lévő fegyelmi büntetést kiszabó határozat, - napló, csoportnapló - bizonyítvány. A bizonyítványokat osztályonként együttesen, a törzslapokat képzési típusonként kell együttesen tárolni. A tanulói jogviszonnyal összefüggő iratokat külön számtartományon belül gyűjtőszámon vagy ezzel egyenértékű módon kell iktatni, évenként. Az így beiktatott személyzeti iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra kialakított gyűjtőben kell őrizni. Az így elhelyezett iratokról tartalomjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza az iktatószámot és az ügyirat keletkezésének időpontját is. Végzős osztályok esetén a tanulói jogviszony megszűnése után a tanuló osztályáról készült törzslapot, iratait a központi irattárban kell elhelyezni. Az így irattárózott anyagokat a külön csoportban kell tárolni, hogy az elkülönítés biztosítva legyen. A törzslapot a tanulói jogviszony megszűnésétől számított ötven évig meg kell őrizni. A bizonyítványt a tanulónak át kell adni. Az osztálynaplókat 5 évig meg kell őrizni. A személyi iratok tárolási módja megegyezik a tanulói nyilvántartás tárolási módjával A tanulói nyilvántartás adatlapjai vezetésének adatvédelmi szabályai A tanulói nyilvántartás rendszere 1. A beiratkozott és kiiratkozott tanulókról naprakészen beírási naplót vezet az iskolatitkár. 2. Az iskola kezdő évfolyamára beiratkozott tanulók törzslapjának kitöltése a statisztikai adatszolgáltatás határnapjának megfelelően minden év október 1-jei állapotnak megfelelően, minden év október 15-ig az osztályfőnök feladata. A felsőbb évfolyamokra érkező vagy onnan távozó tanulók felvétele, illetve törlése a törzslapról a változás követő 8 munkanapon belül az osztályfőnök feladata. Az adatok helyességéért, naprakészségéért az osztályfőnök felel. 3. Az osztálynaplók kitöltése minden tanév szeptember 15-ig az osztályfőnökök feladata. A rendkívüli tárgyak naplójának megnyitása és kitöltése szeptember 20-ig a szaktanár feladata. Az adatok helyességéért az osztályfőnök és a szaktanár felel. 4. A személyzeti iratok évközi ellenőrzése az intézményvezető-helyettesek feladata. 5. Tanév végén az iskolai bizonyítványok és a törzslap kitöltése az osztályfőnök feladata. Az adatok hitelességéért az osztályfőnök és két összeolvasó felelős. A tanulói alapnyilvántartás adatai közül az iskola megnevezése, a tanuló neve, osztályba besorolására vonatkozó adat közérdekű, ezeket az adatokat a tanuló előzetes tudta és beleegyezése nélkül nyilvánosságra lehet hozni. A nyilvántartásról és a központi nyilvántartásról statisztikai célra csak a személyazonosításra alkalmatlan módon szolgáltatható adat A betekintési jog gyakorlásának szabályai a) Az intézmény köteles biztosítani, hogy a tanuló, kiskorú tanuló esetén a szülő vagy törvényes képviselő a nyilvántartott adatokba korlátozás nélkül betekinthessen, azokról másolatot vagy kivonatot kaphasson. b) A tanuló jogosult a róla nyilvántartott helytelen adat helyesbítését, a jogellenesen nyilvántartott adat törlését kérni, a jogellenesen kért adat közlését megtagadni. Az adatkezelő köteles a helytelen adatot haladéktalanul helyesbíteni, illetve törölni. c) A tanuló jogosult megismerni, hogy a tanuló nyilvántartásban szereplő adatait kinek, milyen célból és milyen terjedelemben továbbították. Ennek biztosítása érdekében az iskola 10

11 adatszolgáltatási nyilvántartást vezet, melyet az adatok kiadásától számított 5 évig meg kell őrizni. Az adatszolgáltatási nyilvántartás formáját az intézményvezető határozza meg és bocsátja rendelkezésre. d) Az iskolában vezetett nyilvántartásba az eljárásban indokolt mértékig jogosult betekinteni, illetőleg abból adatokat átvenni a rájuk vonatkozó jogszabályban meghatározott feladataik ellátása céljából: - saját adataira vonatkozóan a tanuló - az osztályfőnök - az intézményvezető - feladatkörének keretei között a törvényességi ellenőrzést végző szerv, - a fegyelmi eljárást lefolytató tantestület vagy személy, - polgári jogi, közigazgatási per kapcsán a bíróság, - a tanuló ellen indult büntetőeljárásban a nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság, - az adóhatóság, a társadalombiztosítási szerv, a tanulói baleseteket kivizsgáló szerv és a munkavédelmi szerv. A tanuló felelőssége: - a tanuló és a szülő vagy törvényes képviselő felelős azért, hogy az általa az iskola részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek A tanuló fejlődésének nyomon követése Az iskola és vezetője, továbbá a tanuló és a pedagógus jogszabályban meghatározottak szerint köteles részt venni az országos mérés-értékelés feladatainak végrehajtásában. A méréshez, értékeléshez központilag elkészített, mérési azonosítóval ellátott dokumentum alkalmazható, amelyen nem szerepelhet olyan adat, amelyből a kitöltő tanuló azonosítható. A tanulói teljesítmény mérése és értékelése céljából az országos mérés-értékelés során keletkezett, a tanulók teljesítményének értékelésével kapcsolatos adatok feldolgozhatók, s e célból a mérési azonosítóval ellátott dokumentumok átadhatók a közoktatási feladatkörében eljáró oktatási hivatal részére. Az átadott dokumentumhoz személyazonosításra alkalmatlan módon kapcsolni lehet az önkéntes adatszolgáltatás útján gyűjtött, a tanuló szociális helyzetére, a tanulási és életviteli szokásaira, a szülők iskolázottságára, foglalkozására vonatkozó adatokat. A közoktatási feladatkörében eljáró oktatási hivatal a feldolgozott adatokat visszaküldi az iskolának. Az országos mérések, értékelések során az érintett tanulónál minden esetben azt a mérési azonosítót kell alkalmazni, amelyet az általa első ízben kitöltött dokumentumon alkalmaztak. Az adatokat a tanulói jogviszony megszűnését követő ötödik tanítási év végén törölni kell. A személyazonosításra alkalmas módon tárolt adatok csak az iskolán belül használhatók fel, a tanuló fejlődésének figyelemmel kísérése, a fejlődéshez szükséges pedagógiai intézkedések kidolgozása és megvalósítása céljából. A személyazonosításra alkalmas módon tárolt, a tanuló fejlődésének figyelemmel kísérésére vonatkozó adatok a szülő egyetértésével átadhatók a pedagógiai szakszolgálat részére a tanuló fejlődésének megállapításával kapcsolatos eljárásban történő felhasználás céljára. A középiskola minden év október 31-éig értesíti az általános iskolát arról, hogy az ott végzett tanulók a középiskola első két évfolyamán a tanítási év végén milyen tanulmányi eredményt értek el. A középiskola megküldi az általános iskolának a tanuló nevét, oktatási azonosítóját, továbbá az elért tanulmányi eredményeket. A pályakövetési rendszerbe történő adatszolgáltatás A szakképző iskola a szakmai vizsga letételéről jelentést küld a pályakövetési rendszer működtetéséért felelős szerv részére. A jelentés tartalmazza a vizsgázó nevét, tanulói azonosító 11

12 számát, a megszerzett szakképesítés megnevezését, a vizsga helyét és időpontját. Az adatok személyazonosításra alkalmatlan módon feldolgozhatók, iskolánként csoportosíthatók, nyilvánosságra hozhatók. Az adatok a megküldéstől számított öt évig tárolhatók. A volt tanuló jogszabályban meghatározott rend szerint információt szolgáltat a pályakövetési rendszer részére abban az esetben, ha nem létesített foglalkoztatási jogviszonyt A tanulók személyi adatainak védelme A tanulók személyi adatainak kezelői kizárólag az alábbiak lehetnek - az intézmény vezetője, - az intézményvezető-helyettesek, - az osztályfőnök, csoportvezetők, - az intézmény gazdasági ügyintézője, - az iskolatitkárok, - az iskolaorvos, a védőnő - pszichológus. Az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. Ha az adatok továbbítása hálózaton vagy egyéb informatikai eszköz útján történik, a személyes adatok technikai védelmének biztosítása érdekében az adatkezelőnek és az adat továbbítójának külön védelmi intézkedéseket (ellenőrzés, jelszavas védelem, az elküldés után a hálózatról való törlés, stb.) kell tennie A tanulók személyi adatainak vezetése és tárolása A tanulói jogviszony létesítésekor az intézmény vezetője gondoskodik a tanulók személyi adatainak összeállításáról, s azt a vonatkozó jogszabályok és jelen szabályzat szerint kezeli. A diákok személyi adatai között az 2.2. pontban felsoroltakon kívül más anyag nem tárolható. A személyi adatokat osztályonként csoportosítva az alábbi nyilvántartásokban kell őrizni: - összesített tanulói nyilvántartás, - törzskönyvek, - bizonyítványok, - beírási napló, - osztálynaplók, csoportnaplók, - a diákigazolványok nyilvántartó dokumentuma Az összesített tanulói nyilvántartás Célja az iskolában tanuló diákok legfontosabb adatainak naprakész tárolása a szükséges adatok biztosítása, igazolások kiállítása, tanügy-igazgatási feladatok folyamatos ellátása céljából. Az összesített tanulói nyilvántartás a következő adatokat tartalmazhatja: - a tanuló neve, osztálya, - a tanuló azonosító száma, diákigazolványának száma, - születési helye és ideje, anyja neve, - állandó lakcíme, tartózkodási helye, telefonszáma, - a tanuló általános iskolájának megnevezése. A nyilvántartást az intézményvezető utasításait követve az iskolatitkár vezeti. A tanulói nyilvántartás minden év szeptember 1-jéig első alkalommal papír alapon készül, majd a továbbiakban digitális módszerrel vezethető. A számítógéppel vezetett tanulói nyilvántartás folyamatosan pontos és teljes vezetéséért az iskolatitkár felelős. Tárolásának módjával biztosítani kell, hogy az adatokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá. Az elektronikus formában vezetett tanulói nyilvántartás másodpéldányban történő tárolását biztosítani kell. 12

13 A tanuló és szülője a tanuló adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni az osztályfőnököt, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok átvezetéséről. Gyermekjóléti szolgálat értesítése A pedagógus, az intézményi nevelő-oktató munkát végző és segítő alkalmazott az intézmény vezetőjének útján köteles az illetékes gyermekjóléti szolgálatot haladéktalanul értesíteni, ha megítélése szerint a gyermek, a kiskorú tanuló más, vagy saját magatartása miatt súlyos veszélyhelyzetbe kerülhet, vagy került. Ez esetben az adatok kezelésére, továbbítására törvényi felhatalmazás alapján a jogosult beleegyezése nem szükséges Az adatnyilvántartásban érintett munkavállalók, tanulók és szülők jogai és érvényesítésük rendje Az érintettek tájékoztatása, kérelem az érintett adatainak módosítására Az adatkezelés által érintett személlyel az adat felvétele előtt közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy kötelező. Kötelező adatszolgáltatás esetén meg kell jelölni az adatkezelést elrendelő jogszabályt is. A munkavállaló, a tanuló vagy gondviselője tájékoztatást kérhet személyes adatainak kezeléséről, valamint kérheti személyi adatainak helyesbítését, illetve kijavítását, amelyet az adatkezelő köteles teljesíteni. A munkavállaló, a tanuló, illetve gondviselője jogosult megismerni, hogy az adatkezelés során adatait kinek, milyen céljából és milyen terjedelemben továbbították. A munkavállaló a közokirat, illetve a munkáltató döntése alapján bejegyzett adatok helyesbítését vagy törlését csak közokirat, illetve a munkáltató erre irányuló nyilatkozata vagy döntésének az illetékes szervek által történt megváltoztatása alapján kérheti. Az érintett munkavállaló, tanuló, illetve gondviselője kérésére az intézmény vezetője tájékoztatást ad az intézmény által kezelt, illetőleg az általa megbízott feldolgozó által feldolgozott adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat. Az intézmény vezetője a kérelem benyújtásától számított 30 napon belül írásban, közérthető formában köteles megadni a tájékoztatást Az érintett személyek tiltakozási joga Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha a) a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy az adatátvevő jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el; b) a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik; c) a tiltakozás jogának gyakorlását egyébként törvény lehetővé teszi. Az intézmény vezetője az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével a tiltakozást köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 nap alatt megvizsgálni, és annak eredményéről a kérelmezőt írásban tájékoztatni. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezelő köteles az adatkezelést beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is megszüntetni és az adatokat zárolni, valamint a tiltakozásról, illetőleg az annak alapján tett intézkedésekről értesíteni mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbította, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében. Amennyiben az érintett a meghozott döntéssel nem ért egyet, az ellen annak közlésétől számított 30 napon belül az adatkezelési törvény szerint bírósághoz fordulhat. 13

14 A bírósági jogérvényesítés lehetősége Ha az intézmény adatkezelési tevékenysége során az érintett jogait megsérti, az érintett munkavállaló, tanuló vagy annak gondviselője az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. Adattörlés, adathelyesbítés, módosítás csak intézményvezetői engedéllyel történhet. Ha a dolgozóra vonatkozó személyes adat a valóságnak nem felel meg, és a valóságnak megfelelő személyes adat az intézmény rendelkezésére áll, a személyes adatot az adatkezelő munkatárs helyesbíti. Az adatkezelő munkatárs megjelöli az általa kezelt személyes adatot, ha az érintett dolgozó vitatja annak helyességét vagy pontosságát, de a vitatott személyes adat helytelensége vagy pontatlansága nem állapítható meg egyértelműen. Személyes adatot a dolgozó írásbeli kérelme alapján törölni kell, ha - kezelése jogellenes; - az érintett kéri; - az hiányos vagy téves, - az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt; - azt a bíróság vagy a hatóság elrendelte. A törlési kötelezettség nem vonatkozik azon személyes adatra, amelynek adathordozóját a levéltári anyag védelmére vonatkozó jogszabály értelmében levéltári őrizetbe kell adni. Törlés helyett a személyes adatot zárolni kell, ha - az érintett dolgozó ezt kéri, vagy ha a rendelkezésére álló információk alapján feltételezhető, hogy a törlés sértené az érintett jogos érdekeit. Az így zárolt személyes adat kizárólag addig kezelhető, ameddig fennáll az adatkezelési cél, amely a személyes adat törlését kizárta. A helyesbítésről, a zárolásról, a megjelölésről és a törlésről a dolgozót, továbbá mindazokat értesíteni kell, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbították. Az értesítés mellőzhető, ha az a dolgozó jogos érdekét nem sérti. Ha az iskola adatkezelője az érintett dolgozó, vagy tanuló (illetve annak törvényes képviselője) helyesbítés, zárolás vagy törlés iránti kérelmét nem teljesíti, a kérelem kézhezvételét követő 30 napon belül írásban köteles közölni a kérelem elutasításának ténybeli és jogi indokait, és tájékoztatni az érintettet a bírósági jogorvoslat, továbbá a hatóságokhoz fordulás lehetőségéről. Záró rendelkezések Jelen szabályzat az intézmény szervezeti és működési szabályzatának 2. sz. melléklete. Az intézmény alkalmazottai, a tanulók, szüleik megtekinthetik az intézmény könyvtárában a könyvtár nyitva tartási ideje alatt, az intézményvezetői irodában, valamint a honlapon. Petőné Papp Margit megbízott intézményvezető 14