ÚTMUTATÓ A PROJEKTMENEDZSMENT TÁMOGATÓ RENDSZER

Átírás

1 ÚTMUTATÓ A PROJEKTMENEDZSMENT TÁMOGATÓ RENDSZER TERVEZÉSÉHEZ BUDAPEST FŐVÁROS XI. KERÜLET ÚJBUDA ÖNKORMÁNYZATA RÉSZÉRE Intézményi akkreditációs lajstrmszám: OM aznsítószám: FI33842

2 Tartalmjegyzék Tartalmjegyzék 2 1. A DOKUMENTUM CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSA 3 2. A PROJEKTMENEDZSMENT TÁMOGATÓ INFORMATIKAI RENDSZER RELEVANCIÁJA 3 3. A PROJEKTMENEDZSMENT TÁMOGATÓ INFORMATIKAI RENDSZER ALAPVETŐ ISMÉRVEI 4 A. PROJEKT TERVEZÉS 4 B. ÜTEMEZÉS ÉS PROJEKT ELEMZÉS 4 C. ÜTEMTERV KOORDINÁCIÓ 5 D. GRAFIKÁK ÉS RIPORTOLÁS 5 E. ERŐFORRÁS ÉS KÖLTSÉG MENEDZSMENT: 5 F. VÁLLALKOZÓI TELJESÍTMÉNY IRÁNYÍTÁSA 6 G. TECHNIKAI TÁMOGATÁS 6 2 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: OM aznsítószám: FI33842

3 1. A DOKUMENTUM CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSA Jelen dkumentum célja, hgy ismertesse a prjektmenedzsment támgató infrmatikai rendszer relevanciáját, bemutassa azkat a legfntsabb szempntkat, amelyekre egy prjektmenedzsment támgató infrmatikai rendszer kialakításánál mindenképpen figyelemmel kell lenni. Jelen dkumentum része annak az átfgó szakmai anyagnak, amelyet az ÁROP-3.A.1/B szervezetfejlesztési prjekt keretén belül készítettünk Budapest Fővárs XI. Kerület Újbuda Önkrmányzata részére, s amelyben az Önkrmányzat célul tűzte ki a fejlesztések megvalósítását támgató prjektszerű működés elsajátítását. 2. A PROJEKTMENEDZSMENT TÁMOGATÓ INFORMATIKAI RENDSZER RELEVANCIÁJA A különböző államigazgatási szereplők krmányzati, közigazgatási intézmények nagyszabású, kmplex fejlesztési, ktatási, biztnsági és tvábbi feladatkat hajtanak végre, a stratégia fejlesztésétől a különböző eszközök kiválasztásáig, telepítéséig, az alkalmazásintegrációs, rendszerintegrációs, eszközknszlidációs és tvábbi feladatkig. Minden beruházás, fejlesztés esetében fnts, hgy a beruházásk pntsan megtervezésre kerüljenek, a szükséges erőfrrásk megfelelő allkálása megtörténjen, a fejlesztések a megfelelő minőségben és határidőre, valamint a tervezett költséggel valósuljanak meg, s így az elvárt pénzügyigazdasági előnyök is biztsíthatóak legyen. Az elvárt pénzügyi-gazdasági előnyök nem csak a prjektek kiválasztásával, de flytatásával vagy leállításával kapcslats vezetői döntéseket is alapvetően beflyáslhatják. A prjekt menedzsment célja bnylult, összetett feladatk eredményes megldása. Maga a prjekt tevékenységek meghatárztt srzata, meghatárztt kiindulási pnttal, elérendő végső állapttal, illetve végcéllal. A prjektmenedzsment tervezi, irányítja, és ellenőrzi az erőfrráskat (emberek, technikai eszközök stb.) annak érdekében, hgy a prjekt teljesíteni tudja a vele szemben támaszttt, elérendő eredményre, betartandó költségekre és határidőre vnatkzó elváráskat. A prjektmenedzsment támgató rendszer lényege, hgy biztsítsa az aznnali tervezés és ütemezés lehetőségét. Részletesen, minden szegmenset magában fglaló, egyszerűen kezelhető és intuitív rendszer segítségével mind a prjekt megtervezése, mind kntrllálása egyszerűbb, valamint a pénzügyi feltételek, időben történő kifizetések elvégzése is ellenőrizhető. A rendszer lényege, hgy támgassa az peratív adatk kezelését (erőfrrás-, idő-, költséggazdálkdás, prjektmenedzsment, költségvetés, státusz) a stratégiai döntések megalapzása céljából. Az infrmatikai háttérnek biztsítania kell az összes prjekt nyilvántartását, legyen az előkészítési, tervezési, megvalósítási vagy lezárási szakaszban. A rendszer nyilvántartja a prjekt költségkeretét, időkrlátjait, tartalmát, kckázatait, helyszínét, az erőfrráskat, szerepköröket, szpnzrkat. Az infrmatikai támgatás biztsítja az erőfrrás szükségletek mdellezését erőfrrásnként, vagy szerepkörönként lyan módn, amely ténylegesen tükrözi, hgy a munkát hgyan tervezték meg és miként teljesítik. 3 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: OM aznsítószám: FI33842

4 3. A PROJEKTMENEDZSMENT TÁMOGATÓ INFORMATIKAI RENDSZER ALAPVETŐ ISMÉRVEI A rendszer kifejlesztése srán kifejezetten ügyelni kell arra, hgy a későbbiekben mdulárisan fejleszthető, integrált rendszerként működtethető fejlesztés jöjjön létre. A rendszer kereteit prjektmenedzsment szempntból többek között a prjekt tevékenységeinek hzzáadásával, módsításával, krlátk megadásával, terv(ek) elkészítésével, módsításával, kritikus út-ütemezéssel, valamint ennek elemzésével határzhatjuk meg. A résztvevők közötti teljes együttműködést lehetővé tévő, erőteljes funkcinalitással, knfigurálható táblázatkkal, jól definiálható riprtlási lehetőségekkel rendelkező, a legjbb gyakrlatk állandósítására, standardizálására képes rendszer kifejlesztése az ptimális. A kifejlesztendő rendszernek a következő kulcs tulajdnságkkal kell rendelkeznie: a. PROJEKT TERVEZÉS Tervezés prjekt sablnk segítségével A bázistervek segítenek aktualizálni azkat az infrmációkat, hgy a prjektben mi történt és mi váltztt. A bázisterv karbantartásakr váltzást kezelünk, szükség szerint autmatikusan beállítjuk az új ütemtervet. Nymn követhetővé válik, hgy mely tevékenység, vagy tevékenységrész került befejezésre, mi lesz a következő, mely elemek az egymásra épülők, melyek párhuzamsíthatók. A tervezéskr tisztán kell tudni definiálni a csprt szintű felelősségeket a tevékenységek minden szereplő részére történő kisztásával. A rendszernek össze kell tudnia hasnlítani az idő alapú költségvetést a tényleges költségekkel és a teljesített munkával, miközben karbantartja a független befejezéshez szükséges költségbecsléseket. Létre kell hzni krlátlan számú mi van akkr ha frgatókönyveket a lehetséges alternatívák felderítéséhez. Javaslt beépíteni jövőbeni kötegelt erőfrrás tervezés lehetőségét. Összetett prjektek kezelése: Ne csak prjektben, hanem prjektcsprtban, prgramkban gndlkdjunk a kifejlesztésnél. b. ÜTEMEZÉS ÉS PROJEKT ELEMZÉS Ütemterv váltzásainak elemzése: A bázistervhez képest történt eltérések elemzésével feltárhatjuk az eltérés kait, aznnal levnhatjuk a megfelelő következtetéseket, meghzhatjuk a szükséges vezetői döntéseket. Szükséges a prjektek kritikus út-ütemezésének kialakítása. Bázisértéken alapuló flyamats becslésekkel kntrll alatt tudjuk tartani a befejezéskr várható költségvetés alakulását, kntrllálhatjuk a váltzáskat. 4 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: OM aznsítószám: FI33842

5 c. ÜTEMTERV KOORDINÁCIÓ Lehetővé teszi az összetett prjektek krdinációját teljes életútjuk mentén (pl. az ajánlattételtől kezdve a részletes tervezésen, a beszerzésen, végrehajtásn keresztül a tesztelésig, szállításig, végrehajtás utáni támgatásig és karbantartásig). Gyrsabb, pntsabb kalkulációt és becslést tesz lehetővé, a prjekt előrehaladása és költségei pedig jbban ellenőrizhetők. Javasljuk a Micrsft Prject ütemtervek kezelését (imprt, exprt). Ütemterv adatk összekapcslása szükséges. d. GRAFIKÁK ÉS RIPORTOLÁS Standard riprtk testre szabása: Aktuális, pnts, valós idejű adatkhz való hzzáférés az ptimális döntéshzatal érdekében. Infrmációkhz való hzzáférés teljes körűsége. Váltzási feltételekre való aznnali reagálás lehetősége: A felelős vezetői döntés meghzataláhz elengedhetetlenek a beépített elemzési lehetőségek (pl. prjekt típus szerint, finanszírzási frrás szerint, vállalkzók szerint stb.) Szükséges a prjektmenedzserek, prjektellenőrzésben résztvevő munkatársak, szakértők aznnali értesítése új infrmációk (pl. nymtatványk, nymtatványváltzásk érkezése, megválaszlt kérdések, lehetséges elágazási pntk, vitapntk, váltzásk stb.) esetén. Hatékny prblémamegldás: A napi aktuális infrmációknak köszönhetően értesülhetünk prjektünk haladásáról, a tervezési lehetőségek segítségével már krai szakaszukban felismerhetők a lehetséges prblémák. A prjekt részleteihez való hzzáféréssel még azelőtt megldhatók a prblémák mielőtt azk kihatnának a prjekt teljesítményére. Riprt varázsló funkció beépítése (GANTT diagramk létrehzása, lépek, rajzk, szövegek beillesztése) e. ERŐFORRÁS ÉS KÖLTSÉG MENEDZSMENT Szükséges az erőfrrásk krdinálása, mdellezése, értékelése annak érdekében, hgy a flyamatsan váltzó kihívásknak megfeleljenek. Az erőfrrásk elemzése abban rejlik, hgy mérhető legyen az ügyfél-elégedettség, az alkalmaztti elégedettség, valamint az általuk elvégzett munka értéke is. Az erőfrrásk rangsrlására is szükség lehet tudásszintjük, vagy betöltött szerepkörük szerint. A költségmenedzsmenthez kapcslódóan szükség van befejezéskri várható költség előrejelzésre a százaléks készültségre alapzva. Tvábbi alapvetően beépítendő funkció: Az erőfrrásk allkálása az egyes tevékenységekhez. 5 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: OM aznsítószám: FI33842

6 Baseline költségvetés összehasnlítása a tényleges költségekkel. Rendszer órák, túlórák követése a pnts előrejelzés érdekében. Krlátlan számú szerepkör, illetve erőfrrás használata. Költségszámlák, költségkategóriák csprtsítása, szervezése, amelynek segítségével könnyen nymn követhetők, menedzselhetők az esetleges eltérések. Prjekt prtflió kezelése esetén prjektek rangsrlása, annak átlátása, hgy a prjektek hl állnak egy adtt pnthz visznyítva. Standardizált flyamatk, legjbb gyakrlatk beépítése: Eljárásk ptimalizálása, kckázat mérséklése azáltal, hgy a döntéshzó a kulcsindikátrkkal kapcslatban is teljes körű rálátással rendelkezik, ugyanez jellemző a főbb költségelemekre, valamint a prjekt összteljesítményére is. f. VÁLLALKOZÓI TELJESÍTMÉNY IRÁNYÍTÁSA A teljesítmény irányításáhz a vállalkzókkal együtt közös eszközt kell használni a kmmunikációhz, munkavégzéshez, standardizált sablnk, jelentések megléte szükséges. Cél a vállalkzók teljesítményének nymn követése, kiértékelése. Feltétel a kritikus prjektinfrmációkhz való hzzájutás a valódi, infrmált döntéshzatal érdekében. Egyszerűsített, technikailag támgattt szerződésmenedzsmentre van szükség. A rendszer támgathatja a rendszeres státuszjelentések kezelését, elfgadását is. g. TECHNIKAI TÁMOGATÁS A kifejlesztendő rendszer kiválasztásának egyik elengedhetetlen szempntja a rendszerhez kapcslódó frissítési, javítási, technikai támgatás (telefn, fax, mail, nline chat stb.), karbantartás megléte. A rendszer hardverparamétereinek meghatárzásakr ügyelni kell arra, hgy ne egy óriás méretű, szerverparknyi háttérrel rendelkező rendszert alakítsunk ki, a későbbi fejlesztési lehetőségeinket is figyelembe véve az ptimális hardverméret meghatárzása mindenképpen szükséges. A prjektmenedzsment támgató infrmatikai rendszer definiálását, megtervezését követően javasljuk a fentieken túl egy bevezetési rendszerterv elkészítését, amely teljes körűen kregrafálja a rendszer bevezetésének körülményeit. Elengedhetetlenül szükségesnek tartjuk a kifejlesztendő rendszerhez kapcslódó igazgatásszervezési rendszerterv elkészítését is. A rendszer bevezetéséhez mindenképpen szükség van a tvábbiakban a bevezetés támgatására, minden részletre kiterjedő minőségbiztsításra. 6 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: OM aznsítószám: FI33842

7 Az igazgatási rendszerterv kritikus dkumentum a rendszer kifejlesztése szempntjából. Célja, hgy az ügyviteli flyamatk leírásán keresztül megteremtse a kapcslatt az aktuális jgi- és igazgatási szabályzás, valamint az infrmatikai rendszertervezés között. Az igazgatásszervezési rendszerterv feladata, hgy a dkumentum-, a flyamatk-, és tevékenységek leírásakr rendszerbe gyűjtse a kapcslódó rendszerek együttműködésével szemben támaszttt követelményeket (autmatizmusk, adatrögzítési lépések, egyéb rendszerfunkciók stb.), amelyek így, a fejlesztés tvábbi fázisaiban megvalósításra kerülő lgikai és fizikai rendszertervezéshez megfelelő alapt biztsítanak. Az igazgatási rendszertervet fejlesztési fázisnként az esetlegesen időközben a jgszabályi keretekben és/vagy a műszaki követelményekben bekövetkezett váltzásk miatt aktualizálni kell. Az igazgatási rendszertervet célszerű flyamatközpntúvá elkészíteni, a tervnek figyelemmel kell lennie a rendszer működésének szabályaira, valamint a kapcslódó jgi és igazgatási szabálykra. Az igazgatási rendszerterv elkészítése srán a következő hárm terület figyelembevételét javasljuk: Jgi környezet feldlgzása, ennek alapján a kialakítandó igazgatási rendszerrel szemben támaszttt követelmények meghatárzása, az igazgatási flyamatk részletes kidlgzása; Az igazgatási rendszer szereplői feladatainak meghatárzása, a későbbiekben aktualizálása a hatálys jgszabálykban rögzítetteknek megfelelően; Az igazgatási rendszer működésének leírása az infrmatikai szempntból felsőszintű struktúraelemzés, kitérve a rendszer mdularitására, belső és külső kapcslatrendszerére. 7 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: OM aznsítószám: FI33842