Reprezentációs kiadásokra vonatkozó szabályzat

Átírás

1 ELSZÁMOLÓH Z Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Reprezentációs kiadásokra vonatkozó szabályzat Hatályos: március 1.

2 Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) 13. (2) bekezdése) pontjában foglalt előírás alapján. A költségvetési szerv vezetője belső szabályzatban rendezi a működéséhez kapcsolódó, pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket, így különösen a reprezentációs kiadások felosztását, azok teljesítésének és elszámolásának szabályait. A Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet reprezentációs kiadásai felosztásának, azok teljesítésének és elszámolásának szabályait az Ávr. előírásai alapján a következők szerint szabályozza: 1. A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (ide értve az intézményegységei 1 ) érdekében felmerült és költségvetése terhére elszámolható reprezentációs kiadásokra, valamint üzleti ajándékozásra. Reprezentációhoz és üzleti ajándékhoz kapcsolódó kiadást az intézményegységek nem teljesíthetnek. 2. A reprezentáció és üzleti ajándék fogalma A személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény (továbbiakban: Szja tv.) 3. fogalom meghatározása szerint: a.) Reprezentáció: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram stb.) azzal, hogy az előzőek nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási hely és idő, a tényleges szakmai, illetve hitéleti program és a szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható. Reprezentációnak minősül a vezetők, a szervezeti egységek által szervezett szakmai megbeszéléseken, tárgyalásokon, értekezleteken, úgy mint az: az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek gazdasági dolgozóinak értekezletén, az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek vezetőinek értekezletén, az Elszámolóház kincstárnokainak értekezletén, egyéb szakmai értekezleten, megbeszélésen térítésmentesen biztosított étel- és italszolgáltatás és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatás (pld. utazás, szállás, szabadidőprogram). b.) Üzleti ajándék: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti kapcsolatok keretében adott ajándék (ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint a kizárólag erre szóló utalvány). 1 Az 1. sz. melléklet tartalmazza az Elszámolóház intézményegységeit 2

3 3. Reprezentációs kiadások elszámolása A reprezentációs kiadások csak a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet nevére és címére kiállított számla ellenében számolhatóak el. Számlaként csak a számvitelről szóló, többször módosított évi C. törvény, valamint az általános forgalmi adóról szóló, többször módosított évi CXXVII. törvény vonatkozó előírásainak megfelelően kiállított bizonylat fogadható el. A reprezentációs kiadások számláit a szakmai teljesítésigazolással együtt a Pénzügyi Osztály vezetője részére kell továbbítani (leadni). A teljesítésigazolásnak legalább tartalmaznia kell a vendéglátásban részesülők számát, illetve a részt vevők névsorát (jelenléti ív) és a reprezentáció nyújtásához kapcsolódó esemény meghívóját. A reprezentációs kiadások finanszírozására előleg igényelhető. Az előlegigénylést a pénztárosnál kell kezdeményezni. Az előleg összege maximum a reprezentációs kiadás tervezett összege. A kifizetett előleggel az előleget felvevő a pénzkezelési szabályzatban foglaltak szerint köteles elszámolni (elszámolásra kiadott előleg jogcíménél meghatározottak szerint). 4. Ajándékozási kiadások elszámolása Ajándékozásra a belföldi, illetve külföldi vendégek számára Magyarországon, illetve külföldön hivatalos kiküldetés alkalmával kerülhet sor. Az ajándékozással kapcsolatos kiadások csak a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet nevére és címére kiállított számla ellenében számolhatóak el. Számlaként csak a számvitelről szóló, többször módosított évi C. törvény, valamint az általános forgalmi adóról szóló, többször módosított évi CXXVII. törvény vonatkozó előírásainak megfelelően kiállított bizonylat fogadható el. Az ajándék beszerzésére, valamint annak kiadására a pénztáros által kerülhet sor, ezért az igények benyújtása is az ő részére történik. Az ajándék beszerzését a Gazdasági vezetőnek előzetesen engedélyezni kell. Az ajándékok beszerzésével kapcsolatos kiadások számláit a szakmai teljesítésigazolással együtt a Pénzügyi Osztály vezetője részére kell továbbítani (leadni). A teljesítésigazolásnak tartalmaznia kell az ajándékozottak nevét. 5. Reprezentáció és az üzleti ajándék közterhe A juttatások értékének 1,19-szorosa után a kifizetőt 16 százalék személyi jövedelemadó és 27 százalék egészségügyi hozzájárulás terheli. 6. Nyilvántartás A reprezentációs kiadásokról - a számlák alapján - a pénztáros költségvetési évenként nyilvántartást vezet A Munkaügyi Osztály kijelölt munkatársa köteles a Magyar Államkincstár részére a reprezentációs kiadást jogcímen lejelenten elektronikus formában lejelenti az adófizetési és az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez. 3

4 A nyilvántartás az alábbi adatokat tartalmazza: Számla száma, Számla kelte, Számlán szereplő összeg (ÁFA nélkül) Reprezentációra, ajándékozási kiadásra jogosító esemény megjelölése (dátum, megnevezés) A nyilvántartás mellékletét képezi a reprezentációban részt vevők névsora és számlák, bizonylatok és a számfejtés másolata. (A nyilvántartást a Szabályzat 2. sz. melléklete tartalmazza) 7. Záró rendelkezések Jelen szabályzat március 1. napján lép hatályba. A szabályzat aktualizálásáról a Gazdasági vezető köteles gondoskodni. Pécs, március 1.. Borbás Károly Igazgató 4

5 1. sz. melléklet Elszámolóház intézményegységei: 7623 Pécs, Mezőszél u Pécs, Jókai u Pécs, Mátyás király u Pécs, Zrínyi Miklós u Pécs, Megye u Pécs, Rákóczi út Pécs, Dr. Majorossy Imre u Pécs, Apáczai Csere János krt Pécs, Cserző köz Pécs, Bánki D. u Pécs Jurisics M. u Pécs Köztársaság tér Pécs Pázmány Péter u Pécs, Komlói út Pécs, Bártfa utca Pécs, Pákolicz István u Pécs, Zsolnay V. u Pécs, Bencze J. u. 13/ Pécs-Somogy, Bányatelep Pécs-Hird, Hirdi út Pécs-Somogy, Bányatelep Pécs, Anikó u Pécs, Aidinger u Pécs, Málomhegyi u Pécs, Testvérvárosok tere Pécs, Névtelen u Pécs, Dobó István u Pécs, Hajnóczy utca Pécs, Türr I. u Pécs, Építők útja Pécs, Türr I. u Pécs, Kodály Z. u. 20/A Pécs, Mária u Pécs, Szent István tér Pécs, Dischka Gy. u Pécs, Malomvölgyi u. 1/b. 5

6 2. sz. melléklet Sor szám Számla kelte Számla sorszáma Számla összege nettó(ft) Reprezentáció, ajándékozáshoz kapcsolódó esemény megjelölése, dátuma Megjegyzés (keletkezett adófizetési kötelezettség összege és pénzügyi teljesítésének dátuma) 6