Új adatbázis létrehozása

Átírás

1 Az adatbázis-állomány létrehozása Indítsuk el a programot és válasszuk az Új adatbázis menüpontot. A már korábban megismert módszerrel hozzuk létre az Autókereskedés nevű adatbázis-állományt! Például: Fájl/Új, majd a Munkaablakon az Üres adatbázis Táblák létrehozása A táblák létrehozásához tegyük magunk elé emlékeztetőként a korábbi modellünket: 1. ábra Kapcsolatterv Minden egyedtípus számára az adatbázisban létre kell hoznunk egy táblát. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1

2 2. ábra Táblatervezés megnyitása Új táblát a Tervező nézetben hozunk létre (dupla kattintással). Készítsük el az Autó egyedtípus tábláját (Autók)! Példáinkban az adatbázis-állományok, táblanevek, mezőnevek stb. esetében a könnyebb olvashatóság és érthetőség érdekében ékezetes betűket is használunk, de felhívjuk az olvasó figyelmét az alábbiakra: Az Access program (magyar) változata képes kezelni az ékezetes betűket de ha a létrehozott adatbázist más programmal, esetleg más adatbázis-kezelővel (is) fogja használni, az ékezetes betűk használata nem javasolt! Töltsük fel a táblát mezőkkel! Ehhez a kurzorral álljunk a táblázat első cellájára, és írjuk be a mező nevét: Rendszám. 3. ábra Mező bevitele a táblába Ugyanebben a sorban, az Adattípus oszlopban adjuk meg a Szöveg típust. Ugyanígy hozzuk létre a többi mezőt is. Emlékeztetőként nézzük a tervben meghatározott tulajdonságokat és megszorításaikat. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2

3 4. ábra Autó tábla mezői és megszorításai A következő lépésben kijelöljük a kulcsot. Álljunk rá a kurzorral a Rendszám mezőre, és az eszköztárban válasszuk a Kulcs ikont! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3

4 Autók: tábla 5. ábra Kulcs megadása A fenti ábrán vegyük észre az összefüggéseket: Ha a Rendszámra bekapcsoltuk a kulcs megszorítást, az azt jelenti, hogy a későbbiekben két azonos rendszám már nem vihető fel a táblába. Ezt úgy tárolja a rendszer, hogy az Indexelt beállítást automatikusan Igen (nem lehet azonos) bejegyzésre állítja. A mezőméretet 7-re állítjuk. Mint tapasztalhattuk, amelyik mezőnévre rákattintunk, annak a beállításai jelennek meg az ablak alján az Általános fülön. A beállítási lehetőségek változnak attól függően, hogy milyen (adat)típusú a mező: Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4

5 6. ábra Mező méretének megadása Az Irányár mezőben a Tizedeshelyek számát állítsuk 0-ra: 7. ábra Pénznem típusú mező tizedeshelyeinek beállítása A fentiekben bemutatott módon állítsuk be az összes mező jellemzőit! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5

6 Ha elkészültünk, akkor mentjük (például eszköztár Mentés ikon táblának, és bezárjuk. ), nevet adunk a 8. ábra A tábla mentése Figyeljünk rá, hogy két azonos nevű táblát nem lehet létrehozni egy adatbázison belül. A mentés és bezárás egy lépésben is elvégezhető, ha egyből a bezárás gombot választjuk, mert felajánlja a rendszer a mentést. Vigyázat! Ne az egész adatbázist zárjuk be, csak a táblaszerkesztő ablakot! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6

7 A mezők néhány általános beállításának módosítása Beviteli maszk: a mező adatainak bevitelére vonatkozó szabály. Segítségével elérhető, hogy az adatrögzítő ne tudjon kevesebb vagy több karaktert bevinni, mint ami megengedett, illetve számok helyére ne lehessen betűt bevinni és fordítva. Ezt a rendszer úgy éri el, hogy vannak speciális karakterek, amelyekhez jelentést társítottak. Például a rendszám maszkja a következő: LLL-000. A nagy L-betű azt jelenti, hogy betűt kell írni. A betűk száma se több, se kevesebb nem lehet 3-nál. A 000 jelenti, hogy 3 db számot vár a rendszer. Más karakter nem megengedett. A rendszer automatikusan idézőjelbe teszi azokat a karaktereket, amelyek nem tartoznak a maszk karaktereinek körébe. 9. ábra Beviteli maszk beállítása A beviteli maszkokról többet a Súgóban olvashatunk. Ha a beviteli maszk mezőbe kattintunk a kurzorral és megnyomjuk az F1 billentyűt, akkor a beviteli maszk súgója jelenik meg. Onnan lehet megtudni, milyen maszkkarakterek vannak még. Cím: A tábla mezőneveit gyakran ékezet nélkül, szóköz nélkül, rövidítve határozzuk meg. (Pont elhelyezése tilos a mezőnévben, mert az elválasztó karakterként szerepel a táblanevek és a mezőnevek között.) Ez a fejlesztést szolgálja, de nem lenne jó, ha az adatrögzítő is ezt látná az űrlapon vagy a jelentésben. Ezért lehet címet adni az egyes mezőknek, amelyek a magyar helyesírás szabályait követik megadása esetén a mezőnév helyett ez jelenik meg, amikor megjelenítjük a tábla adatait. Alapértelmezett érték: Ha tudjuk, hogy az autókereskedés Budapesten működik, akkor feltételezhetjük azt, hogy a vevőkör is túlnyomórészt budapestiekből kerül ki. Ekkor például a Vevők tábla Helység mezőjének lehet Budapest alapértelmezett értéket adni. Ekkor a tábla adatbeviteli nézetében később látni fogjuk minden rekordnál megjelenik a Budapest szó. Ezt el lehet fogadni, de természetesen meg is lehet változatni. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7

8 Vevők: tábla 10. ábra Alapértelmezett érték megadása Érvényességi szabály: egy általában szám típusú mezőhöz hozzárendelünk egy szabályt, és csak azokat az értékeket fogadja el a rendszer, amelyek megfelelnek ennek a szabálynak. Itt például a Vásárlás táblában a dátum mezőbe csak a mai napi, vagy annál régebbi dátumot engedünk beírni. Ehhez a Date() függvényt kell alkalmazni, ami mindig az aktuális dátumot adja eredményül. A beépített függvények listáját az Érvényességi szabály sorának végén látható gombbal hívhatjuk elő. Értékesítések: tábla 11. ábra Érvényességi szabály megadása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8

9 Érvényesítési szöveg: Figyelmeztető üzenet, amely akkor bukkan elő, ha a bevitt adat megsérti az érvényességi szabályt Értékesítések: tábla 12. ábra Érvényesítési szöveg beállítása Kötelező: Ha ezt igen értékre állítjuk, akkor a mező kitöltése kötelező lesz. Csak olyan mezőknél célszerű beállítani, amelyek kitöltése elengedhetetlen az adatbázis működése szempontjából. Ha tárolnánk a vásárló telefonszámát, akkor ott nem lenne célszerű igenre állítani, mert ha nincs telefonja, vagy nem akarja a vevő megadni, akkor nem tudjuk a rekordot felvenni addig, míg ki nem töltöttük a mezőt. Ebben az esetben kénytelenek lennénk valamilyen karakterrel kitölteni a mezőt, de ennek nem lenne értelme. Azokban a táblákban, amelyeknél van kötelezően kitöltendő mező, addig nem lehet új rekordra lépni, amíg ki nincs töltve minden olyan mező, ami kötelező. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9

10 Indexelt: Ha ezt beállítjuk, akkor választhatunk, hogy engedjen-e azonos értékeket is bevinni a táblába, vagy nem. Ez utóbbival tudjuk meghatározni például az egy egy kapcsolatot. A terv alapján az AUTÓK ÉRTÉKESÍTÉSEK táblák 1:1 kapcsolatban vannak egymással. Ekkor az ÉRTÉKESÍTÉSEK táblában lévő idegen kulcsként szereplő rendszám mezőt indexelni kell, úgy hogy ne lehessen két azonos adatot (rendszámot) felvinni a vásárlás táblába. Értékesítések: tábla 13. ábra Indextábla létrehozása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10

11 Készítsük el az összes táblát, figyelve a kulcsokra, amiket a tervezésnél meghatároztunk. Mentsük a táblákat, és adjunk nevet nekik! A mezőnevek megadásánál ügyeljünk arra, hogy egy táblán belül ne legyen két egyforma név. 13. ábra Létrejött táblák megtekintése Ha újra szerkeszteni szeretnénk valamelyik táblát, akkor a tábla nevére jobb egérgombbal kattintva előhívjuk a helyi menüt, és ott kiválasztjuk a Tervező nézetet. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 11

12 A táblák közötti kapcsolat kialakítása Az adatbázis-szerkezet elkészítésének utolsó fázisa a kapcsolatok kialakítása a táblák között. Nagyon fontos, hogy még az adatbevitel előtt tegyük ezt meg, mert akkor lehetőségünk van az adatok integritását ellenőrizni. Ez azt jelenti, hogy nem lehet olyan kapcsolódó adatot bevinni a kapcsolódó táblába, amihez nem tartozik adat az elsődleges (amihez hozzárendeljük a másik táblát) táblából. Például nem lehet olyan kocsit eladni, amilyen nincs is a kereskedésben. Tehát az Értékesítések táblába nem lehet olyan rendszámot felvinni, amilyen ne lenne az Autók táblában. A kapcsolat létrehozásához az első lépés a táblák kiválasztása a kapcsolat létrehozásához. Kattintsunk az eszköztáron a Kapcsolatok ikonra! 14. ábra Kapcsolatok ikon kiválasztása A megnyíló ablakban jelenítsük meg az úszómenüt, majd jelöljük ki sorra azokat a táblákat, amelyek között kapcsolatot akarunk létrehozni. A hozzáadás gombbal olvassuk be. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 12

13 15. ábra Táblák kijelölése a kapcsolatok szerkesztéséhez A táblákat egyenként vagy a Ctrl gomb lenyomása mellett egyszerre is kijelölhetjük. A megnyíló felületen megjelennek a táblák, amelyek a fejlécüknél fogva, az egérgomb nyomva tartásával átmozgathatók és tetszőlegesen elhelyezhetők, hogy a kapcsolatok jól látszódjanak. Az elsődleges tábla kapcsolómezőjét (vagyis a kulcsot jelentő mezőt) kell a másodlagos tábla kapcsolómezőjére (neki megfelelő idegen kulcsára) vonszolni fogd és vidd módszerrel. Fontos az irány, mert ebből tudja a rendszer, hogy melyik tábla adatát kell a másikhoz hasonlítani. A gomb felengedése után megjelenik egy ablak, ahol beállítható a hivatkozási integritás (a kapcsolatok egységessége). Vegyük észre, hogy a rendszer a kapcsolat típusát is meghatározza. Emlékezzünk arra, hogy az Értékesítések tábla rendszám idegen kulcsát indexeltre (nem lehet azonosra) állítottuk. Ezért tudja a rendszer, hogy a kapcsolat ezen oldalán is csak 1 rekordot engedünk meg. Kapcsolt mezők kaszkádolt frissítése: Ha az elsődleges tábla elsődleges kulcsában lévő érték megváltoztatásakor automatikusan frissíteni szeretnénk a kapcsolódó tábla hozzá tartozó értékeit is. Kapcsolt mezők kaszkádolt törlése: Ha az elsődleges táblában lévő rekordok törlésekor automatikusan törölni szeretnénk a kapcsolódó táblában a hozzájuk tartozó rekordokat is. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 13

14 16. ábra Kapcsolatok kialakításának technikája Sorra meghatározzuk a kapcsolatokat a táblák között, úgy ahogy a tervben ezt elhatároztuk. Bekapcsoljuk minden kapcsolatra a hivatkozási integritás megőrzését is. 17. ábra A kialakított kapcsolatok Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 14

15 Tábla utólagos hozzáadása a kapcsolatokhoz Később elkészült vagy a kapcsolatokba utólag bevonni kívánt táblák esetén a kapcsolati ábrához ezek hozzáadhatók. A Kapcsolatok munkafelületen jobb egérgombbal kattintunk, és a Tábla hozzáadása menüt választjuk. (Ez megtehető a Kapcsolatok menü vagy az eszköztár ikonja segítségével is.) 18. ábra Tábla utólagos hozzáadása a kapcsolatok ablakhoz Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 15

16 Elkészített kapcsolat utólagos szerkesztése, illetve törlése A kiválasztott kapcsolatra jobb egérgombbal kattintunk, és a helyi menüből a Kapcsolat szerkesztése vagy törlése menüpontot választjuk. (A kapcsolatot kijelölése után a Delete gombbal is törölhetünk.) 19. ábra Kapcsolat utólagos szerkesztése Ha elvégeztünk minden beállítást, akkor elkezdhetjük az adatok felvitelét. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 16