SAP HR Általános lekérdező Ad-hoc-query

Átírás

1 Tranzakció neve: S_PHO_ Ad-hoc query A használathoz célszerű a Favoritok/tranzakció beszúrása menüponttal a favoritok közé felvenni. 1. oldal, összesen: 18

2 A tranzakció elindítása után a következő képernyő fog megjelenni. A képernyő 4 fő részre bontható: 1. Menüsor, címsor, ikonsor 2. Szelekciós, kiviteli rész 3. Feltételrendszer meghatározó rész 4. Nyomtatási rész Menüsor, címsor, ikonsor oldal, összesen: 18

3 1. Menüsor, címsor, ikonsor SAP HR Általános lekérdező Ad-hoc-query A későbbiek során ezeket a menüket, ikonokat fogjuk használni az egyes funkciók használatához. 3. oldal, összesen: 18

4 2. Szelekciós, kiviteli rész Ezen a képernyőrészen lehet meghatározni, hogy melyik infótípusról, milyen adatokra kell valamilyen feltételt megadni, valamint mely adatokat kell kiiratni. Az infótípuson található adatmezőket a ikonra történő kattintással lehet megtekinteni. A példaként egy szervezeti egység dolgozói listáját készítjük el: A kiírásra kerülő adatok köre: szervezeti egység megnevezése, dolgozó neve, jelenlegi munkaviszony kezdete, alkalmazási viszony, adószám, taj szám, születési dátum, orvosi pecsét száma Lista rendezettsége : szervezeti egység / alkalmazási viszony / dolgozó neve Először a szelekciós, kiírandó adatok körénél megkeressük azt az infótípust, amelyiken az adatunk szerepel. Szelekció/lista Adat megnevezése Infótípus Adatmező szelekció Szervezeti egység 0001 Szervezeti egység szelekció Dátumfajta 0041 Dátumfajta lista Szervezeti egység 0001 Szervezeti egység lista Dolgozó neve: családnév 0002 Családnév lista Dolgozó neve: utónév 0002 Utónév lista Jelenlegi munkaviszony kezdete 0041 Dátum dátumfajtánként lista Alkalmazási viszony 0001 Alkalmazási viszony lista Adószám 0163 Egyéni adószám lista Taj szám 0164 TAJ szám lista Születési dátum 0002 Születési dátum lista Orvosi pecsét száma 0175 A szolgálati útlevél száma Kiválasztott infótípus lenyitása után attól függően, hogy szelekciós és/vagy kiviteli mező attól függően vagy választjuk ki a kis boxot a mező sorában. Amint kiválasztottuk a szükséges adatokat használatba vesszük a két másik részt is. 4. oldal, összesen: 18

5 2. Feltételrendszer meghatározó rész SAP HR Általános lekérdező Ad-hoc-query A példának megfelelően kiválasztjuk a szervezeti egységet : pl : 1110 I. bel-t a ikonra kattintva egy választék listából, vagy direkt módon beírva A feltételeknél megfelelősséget, kizárást lehet egyedi és intervallumot meghatározni. (a feltételek meghatározásának kezelési módja megegyezik a PTMW dolgozói listáknál megismert módokkal. 5. oldal, összesen: 18

6 3. Nyomtatási forma rész Ezen a képernyőterületen lehet a kiírásra kerülő adatok formátumát, összegzését, rendezettségét meghatározni. A szelekciós/kiviteli résznél bepipált mezők jelennek meg ezen a területen. A listákat itt lehet valamilyen szempontok szerint rendezni, összesíteni, a kiviteli adatok sorrendjén változtatni. Rendezésnél az oszlop kijelölés után a rendezési ikonok közül választhatunk. Összegzéseket is lehet készíteni, ha kijelöljük azt az adatmezőt, amiben szám található, és a -szumma gombot megnyomjuk. Az adatmező kiválasztása a windowsban használt billentyűkombinációkkal lehet (pl: CTRL és kijelőlés, vagy SHIFT és kijelölés, akkor több adatmező kerül kiválasztásra). Az összegzésen kívül részösszegzésre is van lehetőség, ilyenkor az összegző gomb melletti kisebb összegző gombot kell megnyomni miután kijelöltük azoknak az adatoknak a körét amire részösszegzést szeretnénk készíteni. Az összegzés és részösszegzés csak számadatok esetében lehetséges. Miután beállítottunk a listához mindent, akkor a listalétrehozás következik a gomb. 6. oldal, összesen: 18

7 Kiviteli képernyő: innen lehet az előző képernyőn beállított listát nyomtatni, illetve pl. excel táblába elmenteni, további felhasználásra. Az elkészült táblázatot tovább tudjuk finomítani, ezen a képernyőn is lehet összegzéseket, részösszegzéseket készíteni. Ahhoz az kell, hogy legyen legalább egy adat amire el lehet készíteni az összegzést. A használat során ügyeljünk arra, hogy a szám adatok használata során egy un. Pénznem is rákerül a listára. Lehetőség van ennek az adatmezőnek a kikapcsolására, de az ezen a képernyőn tegyük meg és ne a nyomtatási forma részben, ugyanis ilyenkor a számok 100-al osztott összegként jelennek, meg amit a későbbiek során vissza kell szorozni 100-al. Miután úgy gondoljuk, hogy megfelelő, akkor innen ki is tudjuk nyomtatni nyomtatónkra, vagy további felhasználásra Excel táblába át tudjuk tenni. a saját 7. oldal, összesen: 18

8 Excel táblába történő kivitel: menü: lista / exportálás / táblázatkezelés Majd pedig a következő képernyőkre kell válaszolni. Itt a gomb megnyomása, majd pedig Itt a gomb megnyomása, majd pedig Itt a gomb megnyomása, majd pedig 8. oldal, összesen: 18

9 Az elkészült excel táblát ezek után további elemzések, grafikonok elkészítésére lehet használni. Célszerű a táblázatot azonnal mentés másként módon elmenteni, még mielőtt bármilyen formázást, összegzést végrehajtanánk rajta. Majd pedig ismételten megnyitni már az excelből. A táblázatunk automatikusan a c:\documents and Settings\ felhasználó \SapWorkDir\ könyvtára kerül, persze ezen lehet változtatni a számunkra megfelelő könyvtár kiválasztásával. 9. oldal, összesen: 18

10 Az elkészült lekérdezésünket későbbi felhasználásra el is lehet menteni. Ez azt jelenti, hogy a feltételrendszert, listázandó adatmezők valamint az esetleges összegzéseket a továbbiakban egy későbbi időpontban ismét felhasználhatjuk. Ehhez a mentés gomb a képernyő kiegészítések menüje alatt található. A név adatmezőbe valamilyen nevet kell beírni, amivel egyedileg azonosíthatjuk e lekérdezésünket. A név kiválasztásánál a szabályok a következők: - 14 karakter hosszú lehet a név - nem lehet benne ékezetes karakter - a betűk, számok között nem lehet space karakter - különleges karakterek nem használhatóak, kivéve az aláhúzás A cím kitöltése során bármilyen karakter használható, itt célszerű valamilyen rövid utalást tenni arra, hogy a lekérdezés mit tartalmaz. Miután kitöltöttük a két adatmezőt, akkor nyomjuk meg a gombot. 10. oldal, összesen: 18

11 Lehetőség van arra, hogy egy már elkészített lekérdezést a későbbiek során ismét felhasználjuk és az adatokat ismételten lekérdezzük, abból a célból, hogy pl: az előző lekérdezés óta vannak kilépő, belépő dolgozóink, akkor az aktuális adatokat tartalmazza a listánk. Ehhez használjuk a címsor alatt található gombbot. Ekkor feljön egy kis ablak amiben válasszuk ki a kívánt lekérdezést. Majd pedig ismét nyomjuk meg a gombbot. Ezzel betöltődik a képernyőre a korábbi lekérdezésünk. Innen már elég a már korábban említett (5.oldal) elkészítése. gomb használatával a lekérdezés 11. oldal, összesen: 18

12 Lehetőség van a már elkészített lekérdezésen változtatni (új adatmező felvétele, feltételrendszer megváltoztatása, rendezési sorrend, kiviteli mezők sorrendjének megváltoztatása). Ehhez először meg kell nyitni a lekérdezésünket a 10. oldalon leírt módon. Végrehajtjuk a változtatásokat, majd pedig ismételten elmenthetjül a lekérdezésünket. Arra oda kell figyelni, hogy ha egyszerűen megnyomjuk a gombot akkor felülíródik a korábbi (módosítások előtti) állapot. Ha az eredetit és a változtatott lekérdezést is meg akarjuk őrizni akkor használjuk a query/mentés más néven menüpontot, ahol másik nevet adhatunk a megváltoztatott lekérdezésünknek. 12. oldal, összesen: 18

13 Mellékletek 1. példa: Feladat: Készítsünk a dolgozóinkról egy táblázatot, ami a következő adatokat tartalmazza: - Szervezeti egység megnevezése - dolgozó neve - dolgozó születési dátuma - dolgozó adószáma - dolgozó tajszáma Rendezettség: A listánkat Szervezeti egység, dolgozó neve sorrendben készítsük el. Feltétel: csak a jelenleg állományban lévő közalkalmazott dolgozóink kerüljenek a listába. 13. oldal, összesen: 18

14 2. példa: Feladat: Egészítsük ki az 1. példát azzal, hogy csak a Műsz.Gazd.dolgozóink kerüljenek bele a lekérdezésbe. Valamint a listánkba az adószám és a tajszám közé kerüljön kiírásra a dolgozó alkalmazási viszonya. 14. oldal, összesen: 18

15 3. példa: Feladat: Készítsünk a dolgozóinkról egy táblázatot, ami a következő adatokat tartalmazza: - dolgozó neve - törzsszáma - születési dátuma - besorolási iletménye Rendezettség: A listánkat névsorban készítsük el. Feltétel: Csak a jelenleg állományban lévő közalkalmazott dolgozóink kerüljenek a listába. 15. oldal, összesen: 18

16 4. példa: Feladat: Készítsünk listát, ami alkalmazási viszonyonként készít létszámadatokat a dolgozóinkról. Megjelenítendő adatok: - alkalmazási viszony - létszám Rendezettség: A listánkat alkalmazási viszony sorrendben készítsük el. Feltétel: A listát a i valamint a i állapotra készítsük el 16. oldal, összesen: 18

17 5. példa Feladat: Készítsünk listát a dolgozóink alapilletményéről a következő adatok megjelenítésével: - dolgozó neve - törzsszáma - bérelem megnevezése - bérelem összege Rendezettség: A listánkat név sorrendben készítsük el. Feltétel: A listát a jelenlegi állapotra készítsük el. Összegzés: Dolgozónként készítsünk összesítést. Miután elkészült, változtassuk meg a lekérdezést oly módon, hogy csak az aktív dolgozóink kerüljenek a táblázatba. 17. oldal, összesen: 18

18 6. példa Feladat: Készítsünk listát a dolgozóink illetményeiről a következő adatok megjelenítésével: - dolgozó neve - törzsszáma - bérelem megnevezése - bérelem összege Rendezettség: A listánkat név sorrendben készítsük el. Feltétel: A listát a jelenlegi állapotra készítsük el. Összegzés: Dolgozónként készítsünk összesítést. Megjegyzés: A rendszeres illetmény adatok két IT-n találhatóak: 0008, 0014 A lekérdezést két menetben kell elkészíteni. Először a 0008-it-ről kell az adatokat összeszedni, majd pedig a 0014 it-ről. Az adatokat excel táblában lehet összefésülni. 18. oldal, összesen: 18